Što gradimo sljedeće

Dosad je DocuTract jedan posao radio vrlo dobro: jednom izradite predložak, učitate skenove i vraća vam se gotov dokument s izvorom zabilježenim za svaku vrijednost. Taj posao ostaje točno onakav kakav jest. U sljedećih nekoliko izdanja mijenja se sve oko njega, jer upravo ondje zapravo odlazi vrijeme.

Postavili smo si jednostavno pitanje: nakon što se dokument generira, što čovjek još radi ručno? Odgovori su postali sedam funkcija u nastavku. Objavljivat ćemo ih jednu po jednu, svaku uz objavu poput ove i novi odjeljak u centru za pomoć.

1. Prikupljanje dokumenata od klijenta

Danas skenove učitavate sami. Uskoro ćete klijentu umjesto toga moći poslati jednokratnu poveznicu: otvori je u pregledniku, ubaci svoje dokumente, a datoteke stižu u vaš radni prostor, već priložene pravom predmetu. Na njegovoj strani nije potreban račun, nema fotografija koje stižu kroz tri različite aplikacije za poruke. Poveznica istječe, može se opozvati i prihvaća samo formate koje zaista možemo pročitati.

2. Predmeti: jedan komplet skenova, nekoliko dokumenata

Jedna transakcija rijetko treba samo jedan dokument. Za najam je potreban sam ugovor o najmu, zapisnik o primopredaji, a često i račun, svi ispunjeni iz istih nekoliko skenova. Predmet ih grupira: dokumente učitate jednom, a svaki predložak u predmetu čita iste provjerene vrijednosti. Ispravite datum na jednom mjestu i točan je svugdje.

3. Unakrsne provjere među dokumentima

Kad se dva skena ne slažu, to je obično trenutak u kojem bi se pogreška provukla. Ime na izvatku ne odgovara imenu na potvrdi, iznos u izvješću proturječi uvjetima ugovora, datum pada izvan razdoblja. Umjesto da se nadamo da će netko to primijetiti, DocuTract će uspoređivati vrijednosti među dokumentima u predmetu i prikazati sukobe prije nego što išta generirate.

4. Imenik stranaka

Isti najmodavac, ista tvrtka, isti bankovni podaci, upisani iznova za svaku novu transakciju. Imenik stranaka pohranjuje ih jednom: odaberete stranku i njezina se polja ispune s kartice, dok skenovi i dalje ispunjavaju sve što je specifično za ovaj predmet. Svaki generirani dokument tiho održava imenik ažurnim.

5. Uvjetni blokovi i verzije predložaka

Stvarni ugovori nisu nepromjenjiv tekst. Odredba se pojavljuje samo kad postoji polog; odlomak o kućnim ljubimcima pripada nekim ugovorima o najmu, a drugima ne. Uvjetni blokovi omogućuju predlošku da uključi odjeljak na temelju podataka, umjesto da vas tjera da držite pet gotovo istih predložaka. A budući da se predlošci mijenjaju, svaki će čuvati svoju povijest verzija, pa se dokument generiran prošli mjesec uvijek može objasniti.

6. Povezivanje DocuTracta s vašim sustavima

Neki od vas već imaju CRM, portal ili skriptu koja zna kad je dokument potreban. Javni API, webhookovi koji se aktiviraju kad je dokument spreman i izvoz izdvojenih vrijednosti omogućit će da DocuTract bude unutar tog tijeka, a ne pokraj njega. Slanje gotovog dokumenta na potpis pripada istom izdanju.

7. Skupno generiranje

Isti predložak, trideset različitih skupova podataka: trideset ugovora o radu, trideset obavijesti, trideset potvrda. Skupno generiranje uzima tablicu vrijednosti ili mapu predmeta i izrađuje cijelu hrpu u jednoj obradi, s jasnim izvješćem o tome što je uspjelo, a što treba čovjeka.

Kako će stizati

Svaka je funkcija zasebno izdanje. Kad jedna izađe, pronaći ćete:

• objavu ovdje koja objašnjava što radi i kako izgleda u sučelju,
• novi odjeljak u centru za pomoć s uputama korak po korak,
• i samu funkciju, dostupnu u vašem radnom prostoru.

Ništa na popisu ne mijenja način rada jezgre ni ono što već plaćate. Ako vam je neka od ovih sedam važnija od ostalih, recite nam putem stranice za kontakt i ona se pomiče naprijed u redu.