Gdje žive vaši dokumenti i tko ih može vidjeti

Kad učitate sken putovnice, povjeravate nam nečiji identitet. „Sigurnost shvaćamo ozbiljno“ nije odgovor na to; popis činjenica jest. Zato evo popisa.

Koji poslužitelji, u kojoj zemlji

• Aplikacija radi na našim poslužiteljima kod Hetznera, u podatkovnom centru u Falkensteinu, Njemačka.
• Bazu podataka, prijavu i vaše datoteke (predloške, skenove, generirane dokumente) drži Supabase u Irskoj, u EU-u.
• Prepoznavanje. Radi čitanja skena njegov se sadržaj šalje našem pružatelju AI usluga, Anthropicu. On ono što obrađuje čuva najviše trideset dana i nikad to ne koristi za treniranje modela. Anthropic pohranjuje podatke u Sjedinjenim Američkim Državama; taj je prijenos obuhvaćen standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije.
• Plaćanja idu preko Stripea i nikad ne dodiruju sadržaj dokumenata. Analitika radi samo ako na nju pristanete, smještena je u EU-u i skriva sve što upisujete.

Svaki od njih naveden je, sa svrhom i lokacijom, u našem Ugovoru o obradi podataka. Ako se popis promijeni, to najavljujemo unaprijed.

Kako su datoteke zaštićene

• Šifrirane u prijenosu i u pohrani. Promet je šifriran, kao i baza podataka i pohrana u kojoj se nalaze vaše datoteke.
• Nikad javne. Datoteke se pohranjuju privatno. Kad jednu otvorite ili preuzmete, DocuTract izrađuje poveznicu koja radi pet minuta i samo za vaš radni prostor.
• Dvofaktorska prijava dostupna je za svaki račun, a vlasnik radnog prostora može je zahtijevati od cijelog tima.
• Vaši se dokumenti nikad ne koriste za treniranje modela, ni naših ni tuđih.

Tko je što pogledao

Svaka promjena dokumenta i svaki put kad netko otvori dokument, preuzme sken ili generiranu datoteku zapisuje se u zapisnik pristupa: tko, kada, s koje adrese i što točno. Isti zapisnik bilježi svaku stranicu koju naše vlastito osoblje otvori na administratorskoj ploči.

U zapisnik se može samo dodavati. Unosi se ne mogu uređivati ni uklanjati, čak ni od strane same aplikacije, osim automatskim čišćenjem unosa starijih od šest godina. Ako ikad nešto pođe po zlu, ovako točno saznajemo što se dogodilo, umjesto da nagađamo.

Što vi kontrolirate

Bilo koji dokument možete izbrisati u bilo kojem trenutku, a cijeli račun možete izbrisati iz svojeg profila. Koliko se dugo čuva koja vrsta podataka, navedeno je u Pravilima privatnosti.

Ako vam išta od ovoga treba u obliku koji vaš tim za usklađenost može arhivirati, pišite nam: poslat ćemo vam to.