Les informations que vous ressaisissez à chaque fois

Il existe dans la préparation de documents une forme particulière d’ennui qui n’a rien à voir avec les documents. Le même bailleur apparaît dans neuf baux par an. Le même code d’immatriculation d’une entreprise est retapé chaque fois que quelqu’un rédige une facture. Personne ne les lit plus sur un scan ; on les lit sur le dernier document, sur un post-it, ou de mémoire.

DocuTract les conserve désormais, et les conserve honnêtement.

Enregistré depuis l’écran que vous regardez déjà

Le moment d’enregistrer un cocontractant, c’est celui où quelqu’un vient de confirmer ses informations. Le bouton se trouve donc sur l’écran de vérification, à côté des valeurs : Enregistrer cette partie. La fiche est construite à partir de ce qui est à l’écran, avec le scan d’où provient chaque valeur et la date de sa lecture.

Ce dernier point est toute la conception. Un compte bancaire enregistré est utile. Un compte bancaire enregistré qui indique « lu le 3 mars » est utile et honnête, car la personne qui l’utilise peut voir quelle confiance lui accorder.

Réinjecté sans vous marcher sur les pieds

Choisissez une partie lorsque vous préparez le document suivant, et ses champs se remplissent. Deux restrictions, toutes deux voulues :

• Seuls les champs que votre modèle lit sur un scan sont concernés. Une valeur que le modèle calcule ou que vous saisissez toujours vous appartient.
• Une valeur que vous avez corrigée vous-même n’est jamais écrasée. L’annuaire est un point de départ, pas un second avis sur votre décision.

Et l’origine survit à l’aller-retour : la fiche se souvient du scan sur lequel la valeur a été lue, si bien qu’un document rempli à partir de l’annuaire peut toujours répondre à « d’où cela vient-il ? » par une page plutôt que par un haussement d’épaules.

Ce qui est trop ancien le signale

Au-delà de six mois, une valeur est marquée « à revérifier » sur la fiche et partout où elle est proposée. Elle reste proposée. Vous savez si le compte bancaire a changé ; nous non, et un produit qui la retiendrait en silence prendrait cette décision à votre place.

Modifier une valeur n’efface pas non plus l’ancienne. La valeur précédente reste dans l’historique : la question « que disait la fiche quand ce document a été généré ? » a donc une réponse.

Archivée, pas supprimée

Une partie qui n’est plus d’actualité est archivée. Les documents déjà générés renvoient à la fiche, et ranger une liste ne vaut pas la peine de rompre ce lien. Une fiche archivée quitte la liste de sélection et reste dans l’historique.

Où elle se situe

L’annuaire fait partie du forfait Pro et des forfaits supérieurs. Si un espace de travail passe à un forfait qui ne l’inclut pas, il garde ce qu’il a et continue à remplir des documents à partir de lui ; seuls l’ajout et la modification de fiches s’arrêtent. Retirer des données que quelqu’un a saisies serait une drôle de façon de vendre un forfait.

La suite

La cinquième fonctionnalité, ce sont les blocs conditionnels et les versions de modèle : une clause qui n’apparaît qu’en présence d’un garant, une section répétée pour chaque locataire, et la trace de la version du modèle avec laquelle chaque document a été généré.

La liste complète se trouve dans ce que nous construisons ensuite, et le pas-à-pas de l’annuaire dans le centre d’aide.