Un seul jeu de scans, plusieurs documents

La deuxième fonctionnalité de cette vague répond à une plainte que nous avons entendue presque mot pour mot de la part de tout le monde : « ce n’est jamais un seul document ». Un bail s’accompagne d’un procès-verbal de remise et généralement d’une facture. Ce sont trois documents différents, à la formulation différente, et ils sont remplis à partir des cinq mêmes scans. Jusqu’à aujourd’hui, DocuTract vous faisait importer ces cinq scans trois fois et vérifier trois fois le nom du même locataire.

Désormais, une transaction est un dossier, et c’est dans le dossier que vous travaillez.

Décrivez la liasse une fois

Un type de dossier est l’ensemble des modèles que vous préparez toujours ensemble, dans l’ordre où vous les préparez. Vous le définissez une fois : « location résidentielle », c’est le bail, le procès-verbal et la facture. Ensuite, ouvrir un dossier se résume à deux champs : quelle liasse, et comment appeler cette transaction.

Importez une fois, pour tout

Le dossier demande l’ensemble de ce dont ses modèles ont besoin, par type de document. Trois modèles qui demandent un extrait du registre foncier, c’est une seule ligne à l’écran, pas trois. Envoyez-le une fois et chaque document qui en avait besoin l’a.

Les valeurs fonctionnent de la même façon. Un scan est lu une fois, chaque valeur garde la page d’où elle provient, et la lecture est partagée : le nom du locataire va dans le bail, le procès-verbal et la facture au même moment. Corrigez-le dans l’un d’eux et la correction se propage aux autres.

À une exception près, et elle est voulue. Si un document porte déjà sa propre correction, il est laissé tel quel. Parfois, un document dit réellement autre chose, et un produit qui écraserait cela « pour rendre service » serait pire qu’un produit qui ne fait rien. Une valeur appartient au dossier ; une différence délibérée reste une différence délibérée.

Un seul bouton

Assembler la liasse génère chaque document qui n’est pas encore généré. Avant que vous n’appuyiez, l’écran indique combien il y en a, car ce nombre est aussi le prix : une liasse de quatre documents représente quatre générations.

Si votre forfait n’a plus assez de générations, rien ne se lance. On vous indique ce dont la liasse a besoin et ce dont vous disposez, plutôt que de vous retrouver avec deux documents finalisés, deux manquants et aucune idée de qui est qui. La liasse finalisée se télécharge document par document ou dans une seule archive zip.

Rien de ce que vous connaissez déjà n’a bougé

Un document reste un document. Il s’ouvre sur son propre écran, ses valeurs s’y corrigent, et un modèle que vous remplissez seul fonctionne exactement comme avant ; le mot « dossier » n’apparaît jamais dans ce parcours.

En coulisses, chaque document appartient désormais à un dossier, y compris ceux que vous avez préparés avant aujourd’hui : ils ont été migrés dans un dossier qui leur est propre, avec leurs scans, lors de la sortie de cette version. Un dossier d’un seul document se comporte exactement comme un document auparavant, c’est pourquoi rien dans le parcours à document unique n’a dû changer.

La suite

La troisième fonctionnalité, ce sont les contrôles croisés : lorsque deux scans d’un dossier divergent (un nom orthographié différemment, un montant qui ne correspond pas, une date hors de la période), DocuTract affichera le conflit avant que vous ne génériez quoi que ce soit, avec les deux valeurs et les deux sources.

La liste complète se trouve dans ce que nous construisons ensuite, et le pas-à-pas des dossiers dans le centre d’aide.