Envoyez un lien au lieu de courir après les fichiers

Jusqu’à aujourd’hui, DocuTract commençait une étape trop tard. Avant de pouvoir remplir quoi que ce soit, quelqu’un devait rassembler les scans : une photo dans une messagerie, un PDF joint à un e-mail, une deuxième copie de la même page parce que la première était illisible. Le produit faisait sa part en quelques secondes, après une matinée de tâches administratives auxquelles il ne prenait aucune part.

Cette étape fait désormais partie du produit.

Demandez, et le client envoie

Ouvrez le document que vous préparez et cliquez sur Demander les documents au client. DocuTract crée un lien privé, et c’est toute l’action : copiez-le, envoyez-le par e-mail, par chat ou par messagerie, et passez à autre chose.

Le panneau reste à côté du document. Il affiche le lien, le nombre de fichiers arrivés par rapport au maximum, et le jour où il cesse de fonctionner, pour que vous voyiez d’un coup d’œil si le client a fait sa part sans avoir à lui écrire.

Ce que voit réellement le client

Une seule page, dans la langue dans laquelle vous travailliez, et rien d’autre. Pas de compte, pas d’inscription, pas d’application. Les documents à envoyer, un bouton d’import pour chacun, et une ligne indiquant les formats que nous lisons.

Les fichiers déjà envoyés sont marqués reçu, pour que personne n’envoie deux fois la même page. La plupart des clients ouvrent cette page sur un téléphone, photographient le document et c’est terminé : la page est donc conçue d’abord pour cela.

Ensuite, c’est simplement votre document

Un fichier importé devient aussitôt un scan de votre document et passe par la même reconnaissance que tout le reste. Quand vous ouvrez le document, les valeurs sont déjà extraites, chacune avec la page d’où elle provient. Chaque scan est étiqueté selon sa provenance, pour que vous voyiez ce que le client a envoyé et ce que vous avez ajouté vous-même.

Rien en aval ne fait l’objet d’un traitement particulier : la génération, les sources et les quotas fonctionnent exactement comme avant. La seule chose qui a changé, c’est qui a fait l’import.

Le lien est une porte, il a donc des serrures

Un lien est une adresse publique, et nous le traitons comme tel. Trois limites sont vérifiées à chaque visite, et non balayées plus tard par une tâche planifiée :

• Il expire. Sept jours par défaut, trente au maximum. Passé ce délai, il ne fonctionne plus.
• Il a un maximum. Vingt fichiers par défaut. Une fois qu’ils sont arrivés, il n’en accepte plus.
• Vous pouvez le fermer. Fermer le lien prend effet immédiatement ; quiconque l’ouvre ensuite est informé qu’il ne fonctionne plus, et n’apprend rien d’autre.

L’adresse elle-même compte trente-deux caractères aléatoires, la page n’est jamais indexée, les imports sont limités en fréquence, et le contrôle des fichiers est le même que pour vos propres imports : PDF, JPG et PNG, vérifiés sur le contenu réel du fichier plutôt que sur son nom. Le client voit la liste des documents et rien de votre espace de travail, de votre modèle ou de vos autres documents.

Si le client n’utilise que l’e-mail

Certains clients enverront un e-mail quoi que vous leur donniez. Lorsqu’une adresse de réception est configurée, le lien en a une aussi : transférez le message et les pièces jointes arrivent dans le document, en remplissant les emplacements vides dans l’ordre. Ce que nous ne pouvons pas lire est écarté et listé dans l’historique du lien, pour que vous voyiez ce qui est arrivé et puissiez demander ce qui manque.

Où le trouver

Le panneau se trouve à l’étape d’import de tout document que vous remplissez. Le nombre de liens que vous pouvez garder ouverts en même temps dépend de votre forfait ; si vous avez atteint la limite, fermez celui dont vous n’avez plus besoin. Le pas-à-pas se trouve dans le centre d’aide.

C’est la première des sept fonctionnalités que nous avons décrites dans ce que nous construisons ensuite. La suivante regroupe plusieurs documents d’une même transaction dans un dossier, pour qu’un seul jeu de scans les remplisse tous.