Repérer les divergences avant de signer

La troisième fonctionnalité de cette vague découle de la seule chose que DocuTract a toujours faite et que les autres outils ne font pas : il se souvient de l’origine de chaque valeur. La page, le scan, le champ. Une fois cela consigné, une question évidente se pose. Si le produit connaît le nom sur l’extrait et le nom sur le certificat, pourquoi ne les compare-t-il pas ?

Désormais, il le fait.

Qu’est-ce qu’un contrôle

Vous décrivez vous-même les contrôles, sur un modèle ou sur tout un type de dossier. Il en existe cinq types, et ils sont cinq parce que c’est ce qui pose réellement problème dans les documents :

• Les valeurs concordent. Le nom à un endroit comparé au nom à un autre. La comparaison est tolérante là où un humain le serait : « Ivanov O. P. » et « Ivanov Oleksandr Petrovych » sont une seule personne, « SARL "Romashka" » et « SARL Romashka » une seule entreprise, et un numéro de compte est le même numéro qu’il ait été saisi avec ou sans espaces. Un vérificateur qui signalerait ces cas serait désactivé en moins d’une semaine, ce qui est pire que de n’avoir aucun contrôle.
• Une date n’est pas trop proche. Un extrait qui expire avant la fin du bail pose problème le jour de la signature, pas le jour où quelqu’un s’en aperçoit.
• Un total est juste, avec la tolérance que vous fixez, car les arrondis sur papier sont normaux et une ligne manquante ne l’est pas.
• Un nombre est dans la plage. Un loyer de zéro. Une durée de quatre cents mois.
• Un champ est rempli et, si vous le demandez, rempli à partir d’un document plutôt que saisi. Ce dernier est le favori discret : une valeur saisie est une valeur que personne n’a lue sur un papier.

Un avertissement, ou un arrêt

Chaque contrôle est l’une de deux choses. Un avertissement apparaît sur l’écran de vérification et n’empêche rien. Un blocage fait ce qu’il annonce : le document n’est pas généré tant qu’une personne n’a pas accepté la divergence.

Cette distinction est toute la raison d’être des niveaux de gravité. C’est votre cabinet qui décide quelles divergences ne doivent pas arriver jusqu’à une signature. Nous ne décidons pas à votre place, et nous ne laissons pas non plus passer un blocage en douce : le refus intervient au même endroit que la vérification du statut du document, si bien qu’une divergence relevée pendant que quelqu’un lisait l’écran arrête quand même la génération lancée un instant plus tard.

Une décision, consignée

Lorsqu’un contrôle se déclenche, vous obtenez le message, les deux valeurs, et le champ et la page d’où chacune provient. Puis un seul bouton : Accepter tel quel.

Ce n’est volontairement pas une suppression. La divergence était réelle, quelqu’un l’a examinée et a décidé que les documents sont corrects, et cela mérite d’être conservé : qui l’a acceptée et quand reste consigné, et la divergence reste à l’écran, discrètement, pour que la personne suivante ne réexamine pas la même chose.

L’acceptation est liée aux valeurs exactes qui divergeaient. Modifiez l’une d’elles par la suite et le contrôle s’exécute à nouveau et redemande. Vous avez accepté ces valeurs, pas la règle.

Toujours à jour, jamais encombrant

Les contrôles s’exécutent après la lecture d’un scan et après la correction d’une valeur, sur l’ensemble du dossier à chaque fois, car une valeur qui arrive dans un document peut résoudre une divergence dans un autre. Rien à appuyer, rien à attendre. Si le vérificateur lui-même tombe en panne, votre document n’est pas touché : les contrôles sont une aide, pas une étape dont dépend la chaîne de traitement.

Ils sont inclus dans tous les forfaits. Ce n’est pas un produit à part, c’est ce à quoi « chaque valeur a une source » a toujours servi. Vos propres règles, par opposition à celles que nous fournissons, font partie de la personnalisation payante, comme le reste des paramètres.

La suite

La quatrième fonctionnalité est un annuaire des parties : le bailleur, l’employeur, le cocontractant que vous ressaisissez pour chaque transaction, enregistrés une fois avec la source de chaque valeur et la date de sa lecture, pour qu’un champ périmé le signale au lieu d’être rempli en silence.

La liste complète se trouve dans ce que nous construisons ensuite, et le pas-à-pas des contrôles dans le centre d’aide.