Tiedot, jotka kirjoitat joka kerta uudelleen

Asiakirjojen valmistelussa on omanlaistaan ikävystyttävyyttä, jolla ei ole mitään tekemistä asiakirjojen kanssa. Sama vuokranantaja esiintyy yhdeksässä vuokrasopimuksessa vuodessa. Saman yrityksen rekisteritunnus kirjoitetaan joka kerta, kun joku laatii laskun. Kukaan ei enää lue niitä skannauksesta; ne luetaan edellisestä asiakirjasta, muistilapusta tai muistista.

DocuTract säilyttää ne nyt, ja säilyttää ne rehellisesti.

Tallennettu siitä näkymästä, jota jo katsot

Oikea hetki tallentaa vastapuoli on se hetki, jolloin joku on juuri vahvistanut sen tiedot. Siksi painike on tarkistusnäkymässä arvojen vieressä: Tallenna osapuoli. Kortti kootaan siitä, mitä näytöllä on, yhdessä sen skannauksen kanssa, josta kukin arvo tuli, ja lukupäivän kanssa.

Tuo viimeinen osa on koko suunnittelun ydin. Tallennettu pankkitili on hyödyllinen. Tallennettu pankkitili, jossa lukee ”luettu 3. maaliskuuta”, on hyödyllinen ja rehellinen, koska sen käyttäjä näkee, kuinka paljon siihen voi luottaa.

Täytetään takaisin astumatta varpaillesi

Valitse osapuoli, kun valmistelet seuraavaa asiakirjaa, niin sen kentät täyttyvät. Kaksi rajoitusta, molemmat tarkoituksellisia:

• Vain niihin kenttiin kosketaan, jotka mallisi lukee skannauksesta. Arvo, jonka malli laskee tai jonka aina kirjoitat itse, on sinun.
• Itse korjaamaasi arvoa ei koskaan kirjoiteta yli. Rekisteri on lähtökohta, ei toinen mielipide päätöksestäsi.

Ja alkuperä säilyy koko matkan: kortti muistaa skannauksen, josta arvo luettiin, joten rekisteristä täytetty asiakirja voi edelleen vastata kysymykseen ”mistä tämä tuli” sivulla eikä olankohautuksella.

Kaikki tarpeeksi vanha kertoo sen

Kuuden kuukauden jälkeen arvo merkitään kortissa ja kaikkialla, missä sitä tarjotaan, tekstillä ”tarkista uudelleen”. Sitä tarjotaan silti. Sinä tiedät, onko pankkitili vaihtunut; me emme, ja tuote, joka hiljaa pidättäisi sen, tekisi tuon päätöksen puolestasi.

Arvon muuttaminen ei myöskään pyyhi vanhaa. Aiempi arvo jää historiaksi, joten kysymykseen ”mitä kortissa luki, kun tuo asiakirja luotiin” on vastaus.

Arkistoitu, ei poistettu

Osapuoli, joka ei ole enää ajankohtainen, arkistoidaan. Jo luomasi asiakirjat viittaavat korttiin, eikä luettelon siistiminen ole sen arvoista, että tuo yhteys katkeaisi. Arkistoitu kortti poistuu valitsimesta ja säilyy tallenteissa.

Missä se on

Rekisteri kuuluu Pro-pakettiin ja sitä ylempiin. Jos työtila siirtyy pakettiin, jossa sitä ei ole, se säilyttää sen, mitä sillä on, ja voi edelleen täyttää asiakirjoja sen pohjalta; vain korttien lisääminen ja muuttaminen loppuu. Jonkun tallentamien tietojen vieminen pois olisi outo tapa myydä pakettia.

Mitä seuraavaksi

Viides ominaisuus on ehdolliset lohkot ja mallien versiot: kohta, joka näkyy vain, kun takaaja on olemassa, osio, joka toistuu kerran jokaista vuokralaista kohden, ja tieto siitä, millä mallin versiolla kukin asiakirja tehtiin.

Koko luettelo on kirjoituksessa mitä rakennamme seuraavaksi, ja rekisterin vaiheittaiset ohjeet ovat ohjekeskuksessa.