Mitä rakennamme seuraavaksi

Tähän asti DocuTract on tehnyt yhden työn erittäin hyvin: luot mallin kerran, lataat skannaukset, ja takaisin tulee valmis asiakirja, jossa jokaiselle arvolle on kirjattu lähde. Tuo työ pysyy täsmälleen ennallaan. Seuraavien julkaisujen aikana muuttuu kaikki sen ympärillä, koska juuri siihen aika todellisuudessa kuluu.

Kysyimme itseltämme yksinkertaisen kysymyksen: kun asiakirja on luotu, mitä ihminen tekee yhä käsin? Vastauksista syntyivät alla olevat seitsemän ominaisuutta. Julkaisemme ne yksi kerrallaan, kunkin tämän kaltaisen kirjoituksen ja ohjekeskuksen uuden osion kera.

1. Asiakirjojen kerääminen asiakkaalta

Nykyään lataat skannaukset itse. Pian voit sen sijaan lähettää asiakkaalle kertakäyttöisen linkin: hän avaa sen selaimessa, pudottaa asiakirjansa sinne, ja tiedostot päätyvät työtilaasi valmiiksi liitettyinä oikeaan toimeksiantoon. Hänen ei tarvitse luoda tiliä, eikä kuvia saavu kolmen eri pikaviestimen kautta. Linkki vanhenee, sen voi perua, ja se ottaa vastaan vain muotoja, joita pystymme oikeasti lukemaan.

2. Toimeksiannot: yksi skannaussarja, useita asiakirjoja

Yksittäinen kauppa tarvitsee harvoin vain yhden asiakirjan. Vuokraukseen tarvitaan itse vuokrasopimus, luovutuspöytäkirja ja usein lasku, jotka kaikki täytetään samasta kourallisesta skannauksia. Toimeksianto ryhmittelee ne: lataat asiakirjat kerran, ja jokainen toimeksiannon malli lukee samat tarkistetut arvot. Korjaa päivämäärä yhdessä kohdassa, niin se on oikein kaikkialla.

3. Asiakirjojen väliset ristiintarkistukset

Kun kaksi skannausta on ristiriidassa, juuri silloin virhe yleensä pääsee läpi. Otteen nimi ei vastaa todistuksen nimeä, tiliotteen summa on ristiriidassa ehtojen kanssa, päivämäärä osuu jakson ulkopuolelle. Sen sijaan että toivottaisiin jonkun huomaavan, DocuTract vertaa toimeksiannon asiakirjojen arvoja keskenään ja näyttää ristiriidat ennen kuin luot mitään.

4. Osapuolirekisteri

Sama vuokranantaja, sama yritys, samat pankkitiedot kirjoitettuina uudelleen jokaista uutta kauppaa varten. Osapuolirekisteri tallentaa ne kerran: valitset osapuolen, ja sen kentät täyttyvät kortista, kun taas skannaukset täyttävät edelleen kaiken tälle toimeksiannolle ominaisen. Jokainen luotu asiakirja pitää rekisterin huomaamatta ajan tasalla.

5. Ehdolliset lohkot ja mallien versiot

Oikeat sopimukset eivät ole kiinteää tekstiä. Jokin kohta näkyy vain, kun on vakuus; lemmikkejä koskeva kappale kuuluu joihinkin vuokrasopimuksiin ja toisiin ei. Ehdollisten lohkojen avulla malli voi sisältää osion tietojen perusteella sen sijaan, että joutuisit ylläpitämään viittä lähes samanlaista mallia. Ja koska mallit muuttuvat, kukin säilyttää versiohistoriansa, joten viime kuussa luodun asiakirjan voi aina selittää.

6. DocuTractin yhdistäminen omiin järjestelmiisi

Joillakin teistä on jo CRM, portaali tai skripti, joka tietää, milloin asiakirjaa tarvitaan. Julkinen API, webhookit, jotka laukeavat, kun asiakirja on valmis, ja poimittujen arvojen viennit antavat DocuTractin toimia osana tuota työnkulkua eikä sen vieressä. Valmiin asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi kuuluu samaan julkaisuun.

7. Eräluonti

Sama malli, kolmekymmentä eri tietojoukkoa: kolmekymmentä työsopimusta, kolmekymmentä ilmoitusta, kolmekymmentä todistusta. Eräluonti ottaa arvotaulukon tai toimeksiantokansion ja tuottaa koko pinon yhdellä ajolla sekä selkeän raportin siitä, mikä onnistui ja mikä tarvitsee ihmistä.

Miten nämä saapuvat

Jokainen ominaisuus on erillinen julkaisu. Kun yksi julkaistaan, löydät:

• täältä kirjoituksen, jossa kerrotaan, mitä se tekee ja miltä se näyttää käyttöliittymässä,
• ohjekeskuksesta uuden osion vaiheittaisine ohjeineen,
• ja itse ominaisuuden käytössä työtilassasi.

Mikään luettelossa ei muuta ytimen toimintaa tai sitä, mistä jo maksat. Jos jokin näistä seitsemästä on sinulle muita tärkeämpi, kerro siitä meille yhteystietosivulla, niin se nousee jonossa ylemmäs.