Yksi skannaussarja, useita asiakirjoja

Aallon toinen ominaisuus vastaa valitukseen, jonka kuulimme lähes samoin sanoin kaikilta: ”se ei ole koskaan yksi asiakirja”. Vuokrasopimukseen kuuluu luovutuspöytäkirja ja yleensä lasku. Ne kolme ovat eri papereita eri sanamuodoin, ja ne täytetään samoista viidestä skannauksesta. Tähän päivään asti DocuTract pakotti lataamaan nuo viisi skannausta kolmesti ja tarkistamaan saman vuokralaisen nimen kolmesti.

Nyt kauppa on toimeksianto, ja toimeksianto on se, jossa työskentelet.

Kuvaile asiakirjasarja kerran

Toimeksiantotyyppi on joukko malleja, jotka valmistelet aina yhdessä, siinä järjestyksessä kuin valmistelet ne. Määrität sen kerran: ”asuinhuoneiston vuokraus” on vuokrasopimus, luovutuspöytäkirja ja lasku. Sen jälkeen toimeksiannon aloittaminen on kaksi kenttää: mikä asiakirjasarja ja mikä tämän kaupan nimi on.

Lataa kerran, kaikkea varten

Toimeksianto pyytää yhdistelmän siitä, mitä sen mallit tarvitsevat, asiakirjan lajin mukaan. Kolme mallia, jotka pyytävät kiinteistön lainhuutotodistusta, on näytöllä yksi rivi eikä kolme. Lähetä se kerran, niin jokainen sitä tarvinnut asiakirja saa sen.

Arvot toimivat samoin. Skannaus luetaan kerran, jokainen arvo säilyttää sivun, jolta se tuli, ja luenta jaetaan: vuokralaisen nimi menee vuokrasopimukseen, luovutuspöytäkirjaan ja laskuun samalla hetkellä. Korjaa se yhdessä niistä, niin korjaus siirtyy muihin.

Yhdellä poikkeuksella, ja se on tarkoituksellinen. Jos asiakirjassa on jo oma korjauksensa, se jätetään ennalleen. Joskus paperissa todella lukee jotain muuta, ja tuote, joka ”avuliaasti” kirjoittaisi sen yli, olisi huonompi kuin tuote, joka ei tee mitään. Arvo kuuluu toimeksiannolle; tarkoituksellinen ero pysyy tarkoituksellisena erona.

Yksi painike

Kokoa asiakirjasarja luo jokaisen asiakirjan, jota ei ole vielä luotu. Ennen kuin painat sitä, näkymä kertoo, montako niitä on, koska se luku on myös hinta: neljän asiakirjan sarja on neljä luontikertaa.

Jos paketissasi ei ole niin montaa jäljellä, mitään ei käynnistetä. Sinulle kerrotaan, mitä asiakirjasarja tarvitsee ja mitä sinulla on, sen sijaan että päätyisit kahteen valmiiseen asiakirjaan, kahteen puuttuvaan ja ilman tietoa siitä, mikä on mikä. Valmis asiakirjasarja ladataan asiakirja kerrallaan tai yhtenä zip-tiedostona.

Mikään tuttu ei ole siirtynyt

Asiakirja on edelleen asiakirja. Se avautuu omaan näkymäänsä, sen arvot korjataan siellä, ja yksinään täytettävä malli toimii täsmälleen kuten ennenkin, eikä sana ”toimeksianto” näy siinä työnkulussa koskaan.

Pinnan alla jokainen asiakirja kuuluu nyt toimeksiantoon, myös ne, jotka valmistelit ennen tätä päivää: ne siirrettiin tämän julkaisun myötä omiin toimeksiantoihinsa skannauksineen. Yhden asiakirjan toimeksianto käyttäytyy täsmälleen kuten asiakirja ennenkin, minkä vuoksi yksittäisen asiakirjan työnkulussa ei tarvinnut muuttaa mitään.

Mitä seuraavaksi

Kolmas ominaisuus on ristiintarkistukset: kun toimeksiannon kaksi skannausta ovat ristiriidassa (nimi kirjoitettu eri tavoin, summa, joka ei täsmää, päivämäärä jakson ulkopuolella), DocuTract näyttää ristiriidan ennen kuin luot mitään, molempien arvojen ja molempien lähteiden kanssa.

Koko luettelo on kirjoituksessa mitä rakennamme seuraavaksi, ja toimeksiantojen vaiheittaiset ohjeet ovat ohjekeskuksessa.