Lähetä linkki tiedostojen metsästämisen sijaan

Tähän päivään asti DocuTract aloitti askeleen liian myöhään. Ennen kuin mitään voitiin täyttää, jonkun piti kerätä skannaukset: kuva yhdessä pikaviestimessä, PDF sähköpostin liitteenä, saman sivun toinen kopio, koska ensimmäinen oli lukukelvoton. Tuote teki oman osuutensa sekunneissa aamupäivän hallintotyön jälkeen, johon sillä ei ollut osaa.

Tämä vaihe on nyt tuotteen sisällä.

Pyydä, niin asiakas lähettää

Avaa valmistelemasi asiakirja ja napsauta Pyydä asiakirjat asiakkaalta. DocuTract luo yksityisen linkin, ja siinä on koko toiminto: kopioi se, lähetä se sähköpostitse, chatissa tai pikaviestimessä ja jatka muiden asioiden parissa.

Paneeli pysyy asiakirjan vieressä. Siinä näkyvät linkki, montako tiedostoa kiintiöstä on saapunut ja päivä, jona linkki lakkaa toimimasta, joten näet yhdellä silmäyksellä, onko asiakas tehnyt osuutensa, ilman että sinun tarvitsee kirjoittaa ja kysyä.

Mitä asiakas oikeasti näkee

Yhden sivun sillä kielellä, jolla itse työskentelit, eikä mitään muuta. Ei tiliä, ei rekisteröitymistä, ei sovellusta. Lähetettävät asiakirjat, yksi latauspainike kullekin ja rivi, jossa kerrotaan, mitä muotoja luemme.

Jo lähetetyt tiedostot merkitään vastaanotettu, joten kukaan ei lähetä samaa sivua kahdesti. Useimmat asiakkaat avaavat tämän puhelimella, kuvaavat asiakirjan ja ovat valmiita, joten sivu on rakennettu ensisijaisesti sitä varten.

Sitten se on yksinkertaisesti sinun asiakirjasi

Ladatusta tiedostosta tulee heti asiakirjasi skannaus, ja se käy läpi saman tunnistuksen kuin kaikki muukin. Kun avaat asiakirjan, arvot on jo poimittu, kukin sen sivun kanssa, jolta se tuli. Jokaiseen skannaukseen merkitään, mistä se tuli, joten näet, mitä asiakas lähetti ja mitä lisäsit itse.

Mitään myöhempää vaihetta ei käsitellä erikseen: luonti, lähteet ja kiintiöt toimivat täsmälleen kuten ennenkin. Ainoa muuttunut asia on se, kuka lataamisen teki.

Linkki on ovi, joten siinä on lukot

Linkki on julkinen osoite, ja kohtelemme sitä sellaisena. Kolme rajaa tarkistetaan jokaisella käynnillä, eikä niitä siivota myöhemmin taustatyöllä:

• Se vanhenee. Oletuksena seitsemän päivää, enintään kolmekymmentä. Sen jälkeen se ei toimi.
• Sillä on kiintiö. Oletuksena kaksikymmentä tiedostoa. Kun ne ovat saapuneet, se lakkaa ottamasta vastaan.
• Voit sulkea sen. Sulje linkki tulee voimaan välittömästi; jokaiselle, joka avaa sen sen jälkeen, kerrotaan, ettei se enää toimi, eikä mitään muuta.

Itse osoite on kolmekymmentäkaksi satunnaista merkkiä, sivua ei koskaan indeksoida, latauksia rajoitetaan, ja tiedostojen tarkastus on sama, jonka omat latauksesi läpäisevät: PDF, JPG ja PNG, tarkistettuina todellisten tavujen eikä tiedostonimen perusteella. Asiakas näkee asiakirjaluettelon eikä mitään työtilastasi, mallistasi tai muista asiakirjoistasi.

Jos asiakas käyttää vain sähköpostia

Jotkut asiakkaat lähettävät sähköpostia, annoitpa heille mitä tahansa. Kun vastaanotto-osoite on määritetty, myös linkillä on sellainen: välitä viesti, niin liitteet päätyvät asiakirjaan ja täyttävät tyhjät paikat järjestyksessä. Se, mitä emme pysty lukemaan, jätetään pois ja luetellaan linkin historiassa, joten näet, mitä saapui, ja voit pyytää puuttuvat.

Mistä sen löytää

Paneeli on minkä tahansa täytettävän asiakirjan latausvaiheessa. Se, montako linkkiä voit pitää auki yhtä aikaa, riippuu paketistasi; jos olet saavuttanut rajan, sulje linkki, jota et enää tarvitse. Vaiheittaiset ohjeet ovat ohjekeskuksessa.

Tämä on ensimmäinen seitsemästä ominaisuudesta, joista kerroimme kirjoituksessa mitä rakennamme seuraavaksi. Seuraava kokoaa saman kaupan useat asiakirjat yhdeksi toimeksiannoksi, jotta yksi skannaussarja täyttää ne kaikki.