Los datos que vuelves a teclear cada vez

Preparar documentos tiene un tipo de tedio particular que no tiene nada que ver con los documentos. El mismo arrendador aparece en nueve arrendamientos al año. El mismo código registral de una empresa se teclea cada vez que alguien redacta una factura. Ya nadie los lee de un escaneo; los leen del último documento, de una nota adhesiva o de memoria.

DocuTract ahora los guarda, y los guarda con honestidad.

Guardados desde la pantalla que ya estás mirando

El momento de guardar una contraparte es el momento en que alguien acaba de confirmar sus datos. Por eso el control está en la pantalla de revisión, junto a los valores: Guardar esta parte. La ficha se construye con lo que hay en la pantalla, con el escaneo del que procede cada valor y la fecha en que se leyó.

Esa última parte es todo el diseño. Una cuenta bancaria guardada es útil. Una cuenta bancaria guardada que dice «leída el 3 de marzo» es útil y honesta, porque quien la usa puede ver cuánto fiarse de ella.

Se vuelven a rellenar, sin pisarte

Elige una parte al preparar el siguiente documento y sus campos se rellenan. Dos limitaciones, ambas deliberadas:

• Solo se tocan los campos que tu plantilla lee de un escaneo. Un valor que la plantilla calcula o que siempre tecleas tú es tuyo.
• Un valor que has corregido tú nunca se sobrescribe. El directorio es un punto de partida, no una segunda opinión sobre tu decisión.

Y la procedencia sobrevive al viaje de ida y vuelta: la ficha recuerda el escaneo del que se leyó el valor, así que un documento rellenado desde el directorio puede seguir respondiendo «¿de dónde sale esto?» con una página y no con un encogimiento de hombros.

Lo que es antiguo lo dice

Pasados seis meses, un valor se marca con «conviene volver a revisar» en la ficha y allí donde se ofrezca. Se sigue ofreciendo. Tú sabes si la cuenta bancaria ha cambiado; nosotros no, y un producto que lo ocultara en silencio estaría tomando esa decisión por ti.

Cambiar un valor tampoco borra el anterior. El valor previo se queda como historial, así que «¿qué decía la ficha cuando se generó aquel documento?» tiene respuesta.

Archivado, no eliminado

Una parte que ya no está vigente se archiva. Los documentos que ya has generado remiten a la ficha, y ordenar una lista no justifica romper ese vínculo. Una ficha archivada sale del selector y se queda en el registro.

Dónde encaja

El directorio forma parte de Pro y planes superiores. Si un espacio de trabajo pasa a un plan que no lo incluye, conserva lo que tiene y puede seguir rellenando documentos con ello; solo deja de ser posible añadir y modificar fichas. Quitarle a alguien los datos que ha introducido sería una forma extraña de vender un plan.

Qué viene después

La quinta función son los bloques condicionales y las versiones de plantilla: una cláusula que solo aparece cuando hay avalista, una sección que se repite por cada arrendatario y constancia de con qué versión de la plantilla se creó cada documento.

La lista completa está en qué estamos construyendo ahora, y el paso a paso del directorio, en el centro de ayuda.