Un juego de escaneos, varios documentos

La segunda función de esta oleada responde a una queja que oímos casi con las mismas palabras a todo el mundo: «nunca es un solo documento». Un arrendamiento va acompañado de un acta de entrega y normalmente de una factura. Son tres papeles distintos con una redacción distinta, y se rellenan con los mismos cinco escaneos. Hasta hoy, DocuTract te obligaba a subir esos cinco escaneos tres veces y a comprobar tres veces el nombre del mismo arrendatario.

Ahora una operación es un expediente, y el expediente es donde trabajas.

Describe el paquete una vez

Un tipo de expediente es el conjunto de plantillas que siempre preparas juntas, en el orden en que las preparas. Lo defines una vez: «arrendamiento de vivienda» es el contrato, el acta y la factura. A partir de ahí, abrir un expediente son dos campos: qué paquete y cómo se llama esta operación.

Una sola subida para todo

El expediente pide la unión de lo que necesitan sus plantillas, por tipo de documento. Tres plantillas que piden un extracto registral del inmueble son una línea en la pantalla, no tres. Envíalo una vez y todos los documentos que lo necesitaban lo tendrán.

Los valores funcionan igual. Un escaneo se lee una vez, cada valor conserva la página de la que procede y la lectura se comparte: el nombre del arrendatario entra en el contrato, el acta y la factura en el mismo momento. Corrígelo en uno de ellos y la corrección pasa a los demás.

Con una excepción, y es deliberada. Si un documento ya tiene una corrección propia, se respeta. A veces un papel dice de verdad algo distinto, y un producto que lo sobrescribiera «para ayudar» sería peor que uno que no hace nada. Un valor pertenece al expediente; una diferencia deliberada sigue siendo una diferencia deliberada.

Un solo botón

Montar el paquete genera todos los documentos que aún no se han generado. Antes de pulsarlo, la pantalla indica cuántos son, porque esa cifra también es el precio: un paquete de cuatro son cuatro generaciones.

Si a tu plan no le quedan tantas, no se ejecuta nada. Se te indica lo que necesita el paquete y lo que tienes, en lugar de acabar con dos documentos terminados, dos que faltan y sin saber cuál es cuál. El paquete terminado se descarga documento a documento o en un único zip.

Nada de lo que ya conoces se ha movido

Un documento sigue siendo un documento. Se abre en su propia pantalla, sus valores se corrigen ahí, y una plantilla que rellenas por sí sola funciona exactamente igual que antes; la palabra «expediente» nunca aparece en ese flujo.

Por debajo, ahora todo documento vive en un expediente, incluidos los que preparaste antes de hoy: se migraron a un expediente propio, con sus escaneos, cuando llegó esta versión. Un expediente de un solo documento se comporta exactamente como antes lo hacía un documento, y por eso no ha hecho falta cambiar nada del flujo de un solo documento.

Qué viene después

La tercera función son las comprobaciones cruzadas: cuando dos de los escaneos de un expediente no coincidan (un nombre escrito de otra manera, un importe que no cuadra, una fecha fuera del periodo), DocuTract mostrará el conflicto antes de que generes nada, con ambos valores y ambas fuentes.

La lista completa está en qué estamos construyendo ahora, y el paso a paso de los expedientes, en el centro de ayuda.