Envía un enlace en lugar de perseguir archivos

Hasta hoy, DocuTract empezaba un paso demasiado tarde. Antes de poder rellenar nada, alguien tenía que reunir los escaneos: una foto en una aplicación de mensajería, un PDF adjunto a un correo, una segunda copia de la misma página porque la primera no se leía. El producto hacía su parte en segundos, después de una mañana de gestiones en las que no participaba.

Ese paso ahora está dentro del producto.

Pides, y el cliente envía

Abre el documento que estás preparando y haz clic en Pide los documentos al cliente. DocuTract crea un enlace privado, y esa es toda la acción: cópialo, envíalo por correo, chat o mensajería y dedícate a otra cosa.

El panel se queda junto al documento. Muestra el enlace, cuántos archivos han llegado del cupo disponible y el día en que deja de funcionar, para que veas de un vistazo si el cliente ha hecho su parte sin tener que escribirle para preguntar.

Lo que ve realmente el cliente

Una página, en el idioma en el que estabas trabajando, y nada más. Sin cuenta, sin registro, sin aplicación. Los documentos que debe enviar, un control de subida para cada uno y una línea que indica qué formatos leemos.

Los archivos ya enviados se marcan como recibido, para que nadie envíe dos veces la misma página. La mayoría de los clientes abren esto en el móvil, fotografían el documento y listo, así que la página está pensada ante todo para eso.

Y después es simplemente tu documento

Un archivo subido se convierte de inmediato en un escaneo de tu documento y pasa por el mismo reconocimiento que todo lo demás. Cuando abres el documento, los valores ya están extraídos, cada uno con la página de la que procede. Cada escaneo lleva una etiqueta con su procedencia, para que veas qué ha enviado el cliente y qué has añadido tú.

Nada de lo que viene después recibe un trato especial: la generación, las fuentes y las cuotas funcionan exactamente igual que antes. Lo único que ha cambiado es quién ha hecho la subida.

El enlace es una puerta, así que tiene cerraduras

Un enlace es una dirección pública, y lo tratamos como tal. Se comprueban tres límites en cada visita, no más tarde mediante una tarea programada:

• Caduca. Siete días por defecto, treinta como máximo. Después, deja de funcionar.
• Tiene un cupo. Veinte archivos por defecto. Cuando han llegado, deja de aceptar más.
• Puedes cerrarlo. Cerrar el enlace surte efecto de inmediato; a quien lo abra después se le indica que ya no funciona, y nada más.

La dirección en sí son treinta y dos caracteres aleatorios, la página nunca se indexa, las subidas tienen un límite de frecuencia y el filtro de archivos es el mismo por el que pasan tus propias subidas: PDF, JPG y PNG, comprobados por su contenido real y no por el nombre del archivo. El cliente ve la lista de documentos y nada sobre tu espacio de trabajo, tu plantilla ni tus otros documentos.

Si el cliente solo usa el correo

Algunos clientes enviarán un correo da igual lo que les des. Donde hay configurada una dirección de recepción, el enlace también tiene una: reenvía el mensaje y los adjuntos llegan al documento, rellenando por orden las ranuras vacías. Lo que no podemos leer se descarta y se enumera en el historial del enlace, para que veas qué ha llegado y pidas lo que falta.

Dónde encontrarlo

El panel está en el paso de subida de cualquier documento que estés rellenando. Cuántos enlaces puedes tener abiertos a la vez depende de tu plan; si has llegado al límite, cierra uno que ya no necesites. El paso a paso está en el centro de ayuda.

Es la primera de las siete funciones que describimos en qué estamos construyendo ahora. La siguiente agrupa varios documentos de una misma operación en un expediente, para que un único juego de escaneos los rellene todos.