Detectar discrepancias antes de firmar

La tercera función de esta oleada nace de lo único que DocuTract siempre ha hecho y otras herramientas no: recuerda de dónde procede cada valor. La página, el escaneo, el campo. Una vez que eso queda anotado, surge una pregunta evidente. Si el producto conoce el nombre que figura en el extracto y el que figura en el certificado, ¿por qué no los compara?

Ahora lo hace.

Qué es una comprobación

Las comprobaciones las describes tú, en una plantilla o en todo un tipo de expediente. Hay cinco tipos, y son cinco porque eso es lo que realmente sale mal en el papeleo:

• Los valores coinciden. El nombre en un sitio frente al nombre en otro. La comparación es flexible donde lo sería una persona: «Ivanov O. P.» e «Ivanov Oleksandr Petrovych» son la misma persona, «SRL "Romashka"» y «SRL Romashka» son la misma empresa, y un número de cuenta es el mismo número tanto si se escribió con espacios como si no. Un comprobador que señalara esas cosas acabaría desactivado en una semana, lo cual es peor que no tener comprobaciones.
• Una fecha no es demasiado temprana. Un extracto que caduca antes de que termine el arrendamiento es un problema el día en que se firma, no el día en que alguien se da cuenta.
• Un total cuadra, con la tolerancia que fijes, porque el redondeo en papel es normal y una línea que falta no lo es.
• Un número está dentro del rango. Una renta de cero. Un plazo de cuatrocientos meses.
• Un campo está relleno y, si lo pides, relleno a partir de un documento en lugar de escrito a mano. Esta última es la favorita discreta: un valor tecleado es un valor que nadie ha leído de un papel.

Aviso o freno

Cada comprobación es una de dos cosas. Un aviso aparece en la pantalla de revisión y no detiene nada. Un bloqueo hace lo que dice: el documento no se genera hasta que una persona acepta la discrepancia.

Esa distinción es la razón de ser de los niveles de gravedad. Tu despacho decide qué discrepancias no deben llegar a una firma. No lo decidimos por ti, y tampoco dejamos pasar un bloqueo en silencio: el rechazo se produce en el mismo lugar en que se comprueba el estado del documento, así que una discrepancia detectada mientras alguien leía la pantalla sigue deteniendo la generación que empezó un instante después.

Una decisión, registrada

Cuando salta una comprobación recibes el mensaje, ambos valores, y de qué campo y página procede cada uno. Y luego un único control: Aceptar tal cual.

A propósito, no es un borrado. La discrepancia era real, alguien la miró y decidió que los papeles son correctos, y eso merece conservarse: quién la aceptó y cuándo queda registrado, y la discrepancia se queda en la pantalla, discretamente, para que la siguiente persona no vuelva a examinar lo mismo.

La aceptación queda ligada a los valores exactos que no coincidían. Si cambias uno de ellos después, la comprobación se vuelve a ejecutar y vuelve a preguntar. Aceptaste esos valores, no la regla.

Siempre al día, nunca un estorbo

Las comprobaciones se ejecutan después de leer un escaneo y después de corregir un valor, en todo el expediente cada vez, porque un valor que llega a un documento puede resolver una discrepancia en otro. No hay nada que pulsar ni nada que esperar. Si el propio comprobador falla, tu documento no se ve afectado: las comprobaciones son una ayuda, no un paso del que dependa el proceso.

Están incluidas en todos los planes. No son un producto aparte: son para lo que siempre sirvió que «cada valor tenga una fuente». Tus propias reglas, a diferencia de las que incluimos nosotros, forman parte de la personalización de pago, como el resto de los ajustes.

Qué viene después

La cuarta función es un directorio de partes: el arrendador, el empleador, la contraparte que vuelves a teclear en cada operación, guardados una vez con la fuente de cada valor y la fecha en que se leyó, para que un campo desactualizado lo diga en lugar de rellenarse en silencio.

La lista completa está en qué estamos construyendo ahora, y el paso a paso de las comprobaciones, en el centro de ayuda.