Τα στοιχεία που ξαναπληκτρολογείτε κάθε φορά

Υπάρχει ένα ιδιαίτερο είδος βαρετής δουλειάς στην προετοιμασία εγγράφων που δεν έχει καμία σχέση με τα έγγραφα. Ο ίδιος εκμισθωτής εμφανίζεται σε εννέα μισθωτήρια τον χρόνο. Ο ίδιος αριθμός μητρώου της ίδιας εταιρείας πληκτρολογείται κάθε φορά που κάποιος συντάσσει ένα τιμολόγιο. Κανείς δεν τα διαβάζει πια από μια σάρωση· τα διαβάζει από το προηγούμενο έγγραφο, από ένα αυτοκόλλητο χαρτάκι ή από μνήμης.

Το DocuTract τα κρατά πλέον, και τα κρατά με ειλικρίνεια.

Αποθήκευση από την οθόνη που ήδη βλέπετε

Η στιγμή να αποθηκεύσετε έναν αντισυμβαλλόμενο είναι η στιγμή που κάποιος μόλις επιβεβαίωσε τα στοιχεία του. Γι' αυτό το κουμπί βρίσκεται στην οθόνη ελέγχου, δίπλα στις τιμές: Αποθήκευση αυτού του μέρους. Η καρτέλα φτιάχνεται από ό,τι υπάρχει στην οθόνη, με τη σάρωση από την οποία προήλθε κάθε τιμή και την ημερομηνία που διαβάστηκε.

Αυτό το τελευταίο είναι όλος ο σχεδιασμός. Ένας αποθηκευμένος τραπεζικός λογαριασμός είναι χρήσιμος. Ένας αποθηκευμένος τραπεζικός λογαριασμός που λέει «διαβάστηκε στις 3 Μαρτίου» είναι χρήσιμος και ειλικρινής, γιατί όποιος τον χρησιμοποιεί βλέπει πόσο να τον εμπιστευτεί.

Συμπληρώνεται ξανά, χωρίς να σας παρακάμπτει

Επιλέξτε ένα μέρος όταν ετοιμάζετε το επόμενο έγγραφο και τα πεδία του συμπληρώνονται. Δύο περιορισμοί, και οι δύο σκόπιμοι:

• Αγγίζονται μόνο τα πεδία που το πρότυπό σας διαβάζει από σάρωση. Μια τιμή που υπολογίζει το πρότυπο ή που πληκτρολογείτε πάντα εσείς παραμένει δική σας.
• Μια τιμή που διορθώσατε εσείς δεν αντικαθίσταται ποτέ. Ο κατάλογος είναι σημείο εκκίνησης, όχι δεύτερη γνώμη για την απόφασή σας.

Και η προέλευση επιβιώνει σε όλη τη διαδρομή: η καρτέλα θυμάται τη σάρωση από την οποία διαβάστηκε η τιμή, οπότε ένα έγγραφο συμπληρωμένο από τον κατάλογο μπορεί ακόμη να απαντήσει στο «από πού προήλθε αυτό» με μια σελίδα αντί για ένα σήκωμα των ώμων.

Ό,τι είναι αρκετά παλιό το δηλώνει

Μετά από έξι μήνες, μια τιμή επισημαίνεται με «ελέγξτε ξανά» στην καρτέλα και όπου αλλού προτείνεται. Εξακολουθεί να προτείνεται. Εσείς ξέρετε αν άλλαξε ο τραπεζικός λογαριασμός· εμείς όχι, και ένα προϊόν που θα τον απέκρυπτε σιωπηλά θα έπαιρνε αυτή την απόφαση για λογαριασμό σας.

Ούτε η αλλαγή μιας τιμής σβήνει την παλιά. Η προηγούμενη τιμή μένει ως ιστορικό, οπότε το «τι έλεγε η καρτέλα όταν δημιουργήθηκε εκείνο το έγγραφο» έχει απάντηση.

Αρχειοθέτηση, όχι διαγραφή

Ένα μέρος που δεν είναι πλέον επίκαιρο αρχειοθετείται. Τα έγγραφα που έχετε ήδη δημιουργήσει παραπέμπουν στην καρτέλα, και η τακτοποίηση μιας λίστας δεν αξίζει να σπάσει αυτόν τον σύνδεσμο. Μια αρχειοθετημένη καρτέλα φεύγει από την επιλογή και παραμένει στο αρχείο.

Πού ανήκει

Ο κατάλογος είναι μέρος του Pro και των ανώτερων προγραμμάτων. Αν ένας χώρος εργασίας μεταβεί σε πρόγραμμα χωρίς αυτόν, κρατά ό,τι έχει και συνεχίζει να συμπληρώνει έγγραφα από αυτό· σταματά μόνο η προσθήκη και η αλλαγή καρτελών. Το να αφαιρείς δεδομένα που έβαλε κάποιος θα ήταν παράξενος τρόπος να πουλάς ένα πρόγραμμα.

Τι ακολουθεί

Η πέμπτη λειτουργία είναι τα μπλοκ υπό όρους και οι εκδόσεις προτύπου: ένας όρος που εμφανίζεται μόνο όταν υπάρχει εγγυητής, μια ενότητα που επαναλαμβάνεται για κάθε μισθωτή, και η καταγραφή της έκδοσης προτύπου με την οποία δημιουργήθηκε κάθε έγγραφο.

Ολόκληρη η λίστα βρίσκεται στο τι φτιάχνουμε στη συνέχεια, και οι οδηγίες βήμα προς βήμα για τον κατάλογο στο κέντρο βοήθειας.