Τι φτιάχνουμε στη συνέχεια

Μέχρι τώρα το DocuTract έκανε μία δουλειά πολύ καλά: φτιάχνετε ένα πρότυπο μία φορά, ανεβάζετε τις σαρώσεις, και επιστρέφει ένα ολοκληρωμένο έγγραφο με καταγεγραμμένη πηγή για κάθε τιμή. Αυτή η δουλειά μένει ακριβώς όπως είναι. Αυτό που αλλάζει στις επόμενες εκδόσεις είναι ό,τι βρίσκεται γύρω της, γιατί εκεί πηγαίνει στην πραγματικότητα ο χρόνος.

Θέσαμε στον εαυτό μας μια απλή ερώτηση: αφού δημιουργηθεί ένα έγγραφο, τι κάνει ακόμη κάποιος με το χέρι; Οι απαντήσεις έγιναν οι επτά λειτουργίες που ακολουθούν. Θα τις κυκλοφορήσουμε μία μία, καθεμία με μια ανάρτηση σαν αυτή και μια νέα ενότητα στο κέντρο βοήθειας.

1. Συλλογή εγγράφων από τον πελάτη

Σήμερα ανεβάζετε τις σαρώσεις μόνοι σας. Σύντομα θα μπορείτε αντί γι' αυτό να στείλετε στον πελάτη έναν σύνδεσμο μίας χρήσης: τον ανοίγει σε πρόγραμμα περιήγησης, ρίχνει μέσα τα έγγραφά του, και τα αρχεία φτάνουν στον χώρο εργασίας σας ήδη συνδεδεμένα με τη σωστή υπόθεση. Δεν χρειάζεται λογαριασμός από την πλευρά του, ούτε φωτογραφίες που φτάνουν από τρεις διαφορετικές εφαρμογές μηνυμάτων. Ο σύνδεσμος λήγει, μπορεί να ανακληθεί και δέχεται μόνο τις μορφές που μπορούμε πραγματικά να διαβάσουμε.

2. Υποθέσεις: ένα σύνολο σαρώσεων, πολλά έγγραφα

Μια συναλλαγή σπάνια χρειάζεται ένα μόνο έγγραφο. Μια μίσθωση χρειάζεται το ίδιο το μισθωτήριο, ένα πρωτόκολλο παράδοσης-παραλαβής και συχνά ένα τιμολόγιο, όλα συμπληρωμένα από την ίδια χούφτα σαρώσεων. Μια υπόθεση τα ομαδοποιεί: ανεβάζετε τα έγγραφα μία φορά, και κάθε πρότυπο της υπόθεσης διαβάζει τις ίδιες επαληθευμένες τιμές. Διορθώστε μια ημερομηνία σε ένα σημείο και είναι σωστή παντού.

3. Διασταυρωτικοί έλεγχοι μεταξύ εγγράφων

Όταν δύο σαρώσεις διαφωνούν, συνήθως είναι η στιγμή που θα γλιστρούσε ένα λάθος. Το όνομα στο απόσπασμα δεν ταιριάζει με το όνομα στο πιστοποιητικό, το ποσό στην κατάσταση έρχεται σε αντίφαση με τους βασικούς όρους, μια ημερομηνία πέφτει εκτός περιόδου. Αντί να ελπίζουμε ότι κάποιος θα το προσέξει, το DocuTract θα συγκρίνει τις τιμές ανάμεσα στα έγγραφα μιας υπόθεσης και θα δείχνει τις αποκλίσεις πριν δημιουργήσετε οτιδήποτε.

4. Ένας κατάλογος μερών

Ο ίδιος εκμισθωτής, η ίδια εταιρεία, τα ίδια τραπεζικά στοιχεία, πληκτρολογημένα ξανά για κάθε νέα συναλλαγή. Ένας κατάλογος μερών τα αποθηκεύει μία φορά: επιλέγετε ένα μέρος και τα πεδία του συμπληρώνονται από την καρτέλα, ενώ οι σαρώσεις εξακολουθούν να συμπληρώνουν ό,τι είναι ειδικό για αυτή την υπόθεση. Κάθε έγγραφο που δημιουργείται κρατά αθόρυβα τον κατάλογο ενημερωμένο.

5. Μπλοκ υπό όρους και εκδόσεις προτύπου

Οι πραγματικές συμβάσεις δεν είναι σταθερό κείμενο. Ένας όρος εμφανίζεται μόνο όταν υπάρχει εγγύηση· μια παράγραφος για κατοικίδια ανήκει σε ορισμένα μισθωτήρια και όχι σε άλλα. Τα μπλοκ υπό όρους επιτρέπουν σε ένα πρότυπο να περιλαμβάνει μια ενότητα με βάση τα δεδομένα, αντί να σας αναγκάζουν να κρατάτε πέντε σχεδόν ίδια πρότυπα. Και επειδή τα πρότυπα αλλάζουν, το καθένα θα κρατά το ιστορικό εκδόσεών του, ώστε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε τον προηγούμενο μήνα να μπορεί πάντα να εξηγηθεί.

6. Σύνδεση του DocuTract με τα δικά σας συστήματα

Κάποιοι από εσάς έχετε ήδη ένα CRM, μια πύλη ή ένα script που ξέρει πότε χρειάζεται ένα έγγραφο. Ένα δημόσιο API, webhooks που ενεργοποιούνται όταν ένα έγγραφο είναι έτοιμο, και εξαγωγές των εξαγόμενων τιμών θα επιτρέψουν στο DocuTract να βρίσκεται μέσα σε αυτή τη ροή αντί για δίπλα της. Η αποστολή του ολοκληρωμένου εγγράφου για υπογραφή ανήκει στην ίδια έκδοση.

7. Μαζική δημιουργία

Το ίδιο πρότυπο, τριάντα διαφορετικά σύνολα δεδομένων: τριάντα συμβάσεις εργασίας, τριάντα ειδοποιήσεις, τριάντα βεβαιώσεις. Η μαζική δημιουργία παίρνει έναν πίνακα τιμών ή έναν φάκελο υποθέσεων και παράγει όλη τη στοίβα σε μία εκτέλεση, με σαφή αναφορά για το τι πέτυχε και τι χρειάζεται άνθρωπο.

Πώς θα έρθουν

Κάθε λειτουργία είναι ξεχωριστή έκδοση. Όταν κυκλοφορεί μία, θα βρίσκετε:

• μια ανάρτηση εδώ που εξηγεί τι κάνει και πώς φαίνεται στη διεπαφή,
• μια νέα ενότητα στο κέντρο βοήθειας με τις οδηγίες βήμα προς βήμα,
• και την ίδια τη λειτουργία, διαθέσιμη στον χώρο εργασίας σας.

Τίποτα στη λίστα δεν αλλάζει τον τρόπο που λειτουργεί ο πυρήνας ούτε αυτό για το οποίο ήδη πληρώνετε. Αν μία από αυτές τις επτά σας ενδιαφέρει περισσότερο από τις άλλες, πείτε μας το στη σελίδα επικοινωνίας και θα ανέβει στη σειρά προτεραιότητας.