Πού βρίσκονται τα έγγραφά σας και ποιος μπορεί να τα δει

Όταν ανεβάζετε μια σάρωση διαβατηρίου, μας εμπιστεύεστε την ταυτότητα κάποιου. Το «Παίρνουμε την ασφάλεια στα σοβαρά» δεν είναι απάντηση σε αυτό· μια λίστα γεγονότων είναι. Ορίστε λοιπόν η λίστα.

Ποιοι διακομιστές, σε ποια χώρα

• Η εφαρμογή εκτελείται στους διακομιστές μας στη Hetzner, σε κέντρο δεδομένων στο Falkenstein της Γερμανίας.
• Η βάση δεδομένων, η σύνδεση και τα αρχεία σας (πρότυπα, σαρώσεις, έγγραφα που δημιουργήθηκαν) φιλοξενούνται από τη Supabase στην Ιρλανδία, στην ΕΕ.
• Αναγνώριση. Για να διαβαστεί μια σάρωση, το περιεχόμενό της αποστέλλεται στον πάροχο τεχνητής νοημοσύνης μας, την Anthropic. Αυτή κρατά ό,τι επεξεργάζεται για το πολύ τριάντα ημέρες και δεν το χρησιμοποιεί ποτέ για την εκπαίδευση μοντέλων. Η Anthropic αποθηκεύει δεδομένα στις Ηνωμένες Πολιτείες· η διαβίβαση αυτή καλύπτεται από τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
• Οι πληρωμές γίνονται μέσω της Stripe και δεν αγγίζουν ποτέ το περιεχόμενο των εγγράφων. Τα αναλυτικά στοιχεία λειτουργούν μόνο αν συμφωνήσετε, φιλοξενούνται στην ΕΕ και αποκρύπτουν οτιδήποτε πληκτρολογείτε.

Καθένας από αυτούς κατονομάζεται, με τον σκοπό και την τοποθεσία του, στη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων μας. Αν η λίστα αλλάξει, το ανακοινώνουμε εκ των προτέρων.

Πώς προστατεύονται τα αρχεία

• Κρυπτογραφημένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση. Η κίνηση δεδομένων είναι κρυπτογραφημένη, όπως και η βάση δεδομένων και ο αποθηκευτικός χώρος που φιλοξενεί τα αρχεία σας.
• Ποτέ δημόσια. Τα αρχεία αποθηκεύονται ιδιωτικά. Όταν ανοίγετε ή κατεβάζετε ένα, το DocuTract δημιουργεί έναν σύνδεσμο που λειτουργεί για πέντε λεπτά και μόνο για τον χώρο εργασίας σας.
• Η σύνδεση δύο παραγόντων είναι διαθέσιμη σε κάθε λογαριασμό, και ο κάτοχος ενός χώρου εργασίας μπορεί να την καταστήσει υποχρεωτική για όλη την ομάδα.
• Τα έγγραφά σας δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για εκπαίδευση μοντέλων, ούτε δικών μας ούτε κανενός άλλου.

Ποιος είδε τι

Κάθε αλλαγή σε ένα έγγραφο και κάθε φορά που κάποιος ανοίγει ένα, κατεβάζει μια σάρωση ή ένα αρχείο που δημιουργήθηκε καταγράφεται σε ένα αρχείο καταγραφής πρόσβασης: ποιος, πότε, από ποια διεύθυνση και τι ακριβώς. Το ίδιο αρχείο καταγραφής καταγράφει κάθε σελίδα που ανοίγει το δικό μας προσωπικό στον πίνακα διαχείρισης.

Στο αρχείο καταγραφής μπορούν μόνο να προστεθούν εγγραφές. Οι εγγραφές δεν μπορούν να τροποποιηθούν ή να αφαιρεθούν, ούτε καν από την ίδια την εφαρμογή, με εξαίρεση τον αυτόματο καθαρισμό εγγραφών παλαιότερων των έξι ετών. Αν κάτι πάει ποτέ στραβά, έτσι μαθαίνουμε τι ακριβώς συνέβη, αντί να μαντεύουμε.

Τι ελέγχετε εσείς

Μπορείτε να διαγράψετε οποιοδήποτε έγγραφο οποιαδήποτε στιγμή, και μπορείτε να διαγράψετε ολόκληρο τον λογαριασμό σας από το προφίλ σας. Το πόσο διατηρείται κάθε είδος δεδομένων ορίζεται στην Πολιτική Απορρήτου.

Αν χρειάζεστε οτιδήποτε από αυτά σε μορφή που μπορεί να αρχειοθετήσει η δική σας ομάδα συμμόρφωσης, γράψτε μας: θα σας το στείλουμε.