Στείλτε έναν σύνδεσμο αντί να κυνηγάτε αρχεία

Μέχρι σήμερα το DocuTract ξεκινούσε ένα βήμα πολύ αργά. Πριν μπορέσετε να συμπληρώσετε οτιδήποτε, κάποιος έπρεπε να μαζέψει τις σαρώσεις: μια φωτογραφία σε μια εφαρμογή μηνυμάτων, ένα PDF συνημμένο σε ένα email, ένα δεύτερο αντίγραφο της ίδιας σελίδας επειδή το πρώτο δεν διαβαζόταν. Το προϊόν έκανε το κομμάτι του σε δευτερόλεπτα, μετά από ένα πρωινό διεκπεραίωσης στο οποίο δεν είχε καμία συμμετοχή.

Αυτό το βήμα βρίσκεται πλέον μέσα στο προϊόν.

Ζητήστε, και ο πελάτης στέλνει

Ανοίξτε το έγγραφο που ετοιμάζετε και πατήστε Ζητήστε τα έγγραφα από τον πελάτη. Το DocuTract δημιουργεί έναν ιδιωτικό σύνδεσμο, και αυτή είναι όλη η ενέργεια: αντιγράψτε τον, στείλτε τον με email, chat ή εφαρμογή μηνυμάτων, και ασχοληθείτε με κάτι άλλο.

Ο πίνακας μένει δίπλα στο έγγραφο. Δείχνει τον σύνδεσμο, πόσα αρχεία έχουν φτάσει σε σχέση με το όριο και την ημέρα που θα σταματήσει να λειτουργεί, ώστε να βλέπετε με μια ματιά αν ο πελάτης έκανε το κομμάτι του χωρίς να του γράψετε για να ρωτήσετε.

Τι βλέπει πραγματικά ο πελάτης

Μία σελίδα, στη γλώσσα στην οποία εργαζόσασταν, και τίποτα άλλο. Χωρίς λογαριασμό, χωρίς εγγραφή, χωρίς εφαρμογή. Τα έγγραφα που πρέπει να σταλούν, ένα κουμπί μεταφόρτωσης για το καθένα, και μια γραμμή που λέει ποιες μορφές αρχείων διαβάζουμε.

Τα αρχεία που έχουν ήδη σταλεί σημειώνονται ως ελήφθη, ώστε κανείς να μη στείλει την ίδια σελίδα δύο φορές. Οι περισσότεροι πελάτες το ανοίγουν σε κινητό, φωτογραφίζουν το έγγραφο και τελείωσαν, γι' αυτό η σελίδα είναι φτιαγμένη πρώτα απ' όλα για αυτό.

Μετά είναι απλώς το έγγραφό σας

Ένα αρχείο που ανέβηκε γίνεται αμέσως σάρωση του εγγράφου σας και περνά από την ίδια αναγνώριση με όλα τα υπόλοιπα. Μέχρι να ανοίξετε το έγγραφο, οι τιμές έχουν ήδη εξαχθεί, η καθεμία με τη σελίδα από την οποία προήλθε. Κάθε σάρωση φέρει ένδειξη για την προέλευσή της, ώστε να βλέπετε τι έστειλε ο πελάτης και τι προσθέσατε εσείς.

Τίποτα στα επόμενα βήματα δεν αντιμετωπίζεται ως ειδική περίπτωση: η δημιουργία, οι πηγές και τα όρια λειτουργούν ακριβώς όπως πριν. Το μόνο που άλλαξε είναι ποιος έκανε τη μεταφόρτωση.

Ο σύνδεσμος είναι πόρτα, γι' αυτό έχει κλειδαριές

Ένας σύνδεσμος είναι δημόσια διεύθυνση, και τον αντιμετωπίζουμε ως τέτοια. Τρία όρια ελέγχονται σε κάθε μεμονωμένη επίσκεψη, όχι αργότερα από κάποια προγραμματισμένη εργασία:

• Λήγει. Επτά ημέρες από προεπιλογή, τριάντα το πολύ. Μετά από αυτό είναι νεκρός.
• Έχει όριο. Είκοσι αρχεία από προεπιλογή. Μόλις φτάσουν, σταματά να δέχεται.
• Μπορείτε να τον κλείσετε. Το Κλείσιμο συνδέσμου ισχύει αμέσως· όποιος τον ανοίξει μετά ενημερώνεται ότι δεν λειτουργεί πια, και δεν μαθαίνει τίποτα άλλο.

Η ίδια η διεύθυνση αποτελείται από τριάντα δύο τυχαίους χαρακτήρες, η σελίδα δεν ευρετηριάζεται ποτέ, οι μεταφορτώσεις έχουν όριο ρυθμού, και ο έλεγχος αρχείων είναι ο ίδιος από τον οποίο περνούν και οι δικές σας μεταφορτώσεις: PDF, JPG και PNG, με έλεγχο στα πραγματικά bytes και όχι στο όνομα του αρχείου. Ο πελάτης βλέπει τη λίστα εγγράφων και τίποτα για τον χώρο εργασίας σας, το πρότυπό σας ή τα άλλα σας έγγραφα.

Αν ο πελάτης χρησιμοποιεί μόνο email

Κάποιοι πελάτες θα στείλουν email ό,τι κι αν τους δώσετε. Όπου έχει ρυθμιστεί διεύθυνση email για αποστολή εγγράφων, ο σύνδεσμος έχει κι αυτός μία: προωθήστε το μήνυμα και τα συνημμένα καταλήγουν στο έγγραφο, συμπληρώνοντας τις κενές θέσεις με τη σειρά. Ό,τι δεν μπορούμε να διαβάσουμε παραλείπεται και καταγράφεται στο ιστορικό του συνδέσμου, ώστε να βλέπετε τι έφτασε και να ζητήσετε ό,τι λείπει.

Πού θα το βρείτε

Ο πίνακας βρίσκεται στο βήμα μεταφόρτωσης κάθε εγγράφου που συμπληρώνετε. Πόσους συνδέσμους μπορείτε να έχετε ανοιχτούς ταυτόχρονα εξαρτάται από το πρόγραμμά σας· αν έχετε φτάσει το όριο, κλείστε έναν που δεν χρειάζεστε πια. Οι οδηγίες βήμα προς βήμα βρίσκονται στο κέντρο βοήθειας.

Αυτή είναι η πρώτη από τις επτά λειτουργίες που περιγράψαμε στο τι φτιάχνουμε στη συνέχεια. Η επόμενη ομαδοποιεί πολλά έγγραφα της ίδιας συναλλαγής σε μία υπόθεση, ώστε ένα μόνο σύνολο σαρώσεων να τα συμπληρώνει όλα.