Die Angaben, die Sie jedes Mal neu eintippen

Es gibt eine besondere Art von Langeweile bei der Dokumentenerstellung, die mit Dokumenten nichts zu tun hat. Derselbe Vermieter taucht in neun Mietverträgen pro Jahr auf. Dieselbe Registernummer eines Unternehmens wird jedes Mal ausgeschrieben, wenn jemand eine Rechnung entwirft. Niemand liest diese Angaben noch von einem Scan ab; man liest sie vom letzten Dokument ab, von einem Klebezettel oder aus dem Gedächtnis.

DocuTract bewahrt sie jetzt auf, und zwar ehrlich.

Gespeichert von dem Bildschirm, den Sie ohnehin vor sich haben

Der Moment, einen Vertragspartner zu speichern, ist der Moment, in dem jemand gerade seine Angaben bestätigt hat. Deshalb liegt das Bedienelement auf dem Prüfbildschirm, neben den Werten: Diese Partei speichern. Die Karte wird aus dem gebildet, was auf dem Bildschirm steht, mit dem Scan, aus dem jeder Wert stammt, und dem Datum, an dem er gelesen wurde.

Dieser letzte Teil ist das ganze Konzept. Eine gespeicherte Bankverbindung ist nützlich. Eine gespeicherte Bankverbindung mit dem Vermerk „gelesen am 3. März“ ist nützlich und ehrlich, weil die Person, die sie verwendet, sehen kann, wie sehr sie ihr trauen kann.

Wieder eingesetzt, ohne Ihnen auf die Füße zu treten

Wählen Sie beim Vorbereiten des nächsten Dokuments eine Partei, und ihre Felder werden ausgefüllt. Zwei Einschränkungen, beide gewollt:

• Berührt werden nur Felder, die Ihre Vorlage aus einem Scan liest. Ein Wert, den die Vorlage berechnet oder den Sie immer eintippen, gehört Ihnen.
• Ein Wert, den Sie selbst korrigiert haben, wird nie überschrieben. Das Verzeichnis ist ein Ausgangspunkt, keine zweite Meinung zu Ihrer Entscheidung.

Und die Herkunft übersteht den Weg hin und zurück: Die Karte merkt sich den Scan, aus dem der Wert gelesen wurde, sodass ein aus dem Verzeichnis ausgefülltes Dokument die Frage „Woher kommt das?“ immer noch mit einer Seite beantworten kann statt mit einem Achselzucken.

Was alt genug ist, sagt das auch

Nach sechs Monaten wird ein Wert auf der Karte und überall, wo er angeboten wird, mit „bitte erneut prüfen“ markiert. Angeboten wird er trotzdem. Sie wissen, ob sich die Bankverbindung geändert hat; wir nicht, und ein Produkt, das sie stillschweigend zurückhielte, würde diese Entscheidung für Sie treffen.

Das Ändern eines Werts löscht auch den alten nicht. Der vorherige Wert bleibt als Verlauf erhalten, sodass die Frage „Was stand auf der Karte, als jenes Dokument erstellt wurde?“ eine Antwort hat.

Archiviert, nicht gelöscht

Eine Partei, die nicht mehr aktuell ist, wird archiviert. Bereits erstellte Dokumente verweisen auf die Karte, und eine aufgeräumte Liste ist es nicht wert, diese Verbindung zu kappen. Eine archivierte Karte verschwindet aus der Auswahl und bleibt im Bestand.

Wo es dazugehört

Das Verzeichnis gehört zu Pro und höher. Wechselt ein Arbeitsbereich in einen Tarif ohne Verzeichnis, behält er, was er hat, und kann weiter Dokumente daraus ausfüllen; nur das Hinzufügen und Ändern von Karten ist nicht mehr möglich. Daten wegzunehmen, die jemand eingegeben hat, wäre eine seltsame Art, einen Tarif zu verkaufen.

Wie es weitergeht

Die fünfte Funktion sind bedingte Blöcke und Vorlagenversionen: eine Klausel, die nur erscheint, wenn es einen Bürgen gibt, ein Abschnitt, der sich pro Mieter wiederholt, und ein Nachweis, mit welcher Vorlagenversion jedes Dokument erstellt wurde.

Die ganze Liste steht in Woran wir als Nächstes arbeiten, und die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verzeichnis im Hilfecenter.