Wo Ihre Dokumente liegen und wer sie sehen kann

Wenn Sie einen Passscan hochladen, vertrauen Sie uns die Identität eines Menschen an. „Wir nehmen Sicherheit ernst“ ist darauf keine Antwort; eine Liste von Fakten schon. Hier ist also die Liste.

Welche Server, in welchem Land

• Die Anwendung läuft auf unseren Servern bei Hetzner, in einem Rechenzentrum in Falkenstein, Deutschland.
• Die Datenbank, die Anmeldung und Ihre Dateien (Vorlagen, Scans, erstellte Dokumente) liegen bei Supabase in Irland, in der EU.
• Erkennung. Um einen Scan zu lesen, wird sein Inhalt an unseren KI-Anbieter Anthropic gesendet. Er bewahrt das Verarbeitete höchstens dreißig Tage auf und verwendet es niemals zum Trainieren von Modellen. Anthropic speichert Daten in den Vereinigten Staaten; diese Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgedeckt.
• Zahlungen laufen über Stripe und berühren niemals Dokumenteninhalte. Analysen laufen nur, wenn Sie zustimmen, werden in der EU gehostet und maskieren alles, was Sie eintippen.

Jeder dieser Dienste ist mit Zweck und Standort in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag genannt. Ändert sich die Liste, sagen wir es vorab.

Wie die Dateien geschützt sind

• Verschlüsselt bei der Übertragung und im Ruhezustand. Der Datenverkehr ist verschlüsselt, ebenso die Datenbank und der Speicher, in dem Ihre Dateien liegen.
• Nie öffentlich. Dateien werden privat gespeichert. Wenn Sie eine öffnen oder herunterladen, erstellt DocuTract einen Link, der fünf Minuten lang und nur für Ihren Arbeitsbereich funktioniert.
• Die Zwei-Faktor-Anmeldung steht jedem Konto zur Verfügung, und der Inhaber eines Arbeitsbereichs kann sie für das ganze Team verlangen.
• Ihre Dokumente werden niemals zum Trainieren von Modellen verwendet, weder unserer noch fremder.

Wer was angesehen hat

Jede Änderung an einem Dokument und jedes Öffnen eines Dokuments, jeder Download eines Scans oder einer erstellten Datei wird in ein Zugriffsprotokoll geschrieben: wer, wann, von welcher Adresse und was genau. Dasselbe Protokoll erfasst jede Seite, die unsere eigenen Mitarbeiter im Admin-Panel öffnen.

Das Protokoll kann nur ergänzt werden. Einträge lassen sich weder bearbeiten noch entfernen, nicht einmal von der Anwendung selbst, mit Ausnahme der automatischen Bereinigung von Einträgen, die älter als sechs Jahre sind. Sollte jemals etwas schiefgehen, finden wir so genau heraus, was passiert ist, statt zu raten.

Was Sie selbst bestimmen

Sie können jedes Dokument jederzeit löschen, und Sie können Ihr gesamtes Konto in Ihrem Profil löschen. Wie lange welche Art von Daten aufbewahrt wird, steht in der Datenschutzerklärung.

Wenn Sie etwas davon in einer Form brauchen, die Ihr eigenes Compliance-Team ablegen kann, schreiben Sie uns: Wir schicken es Ihnen.