Woran wir als Nächstes arbeiten

Bisher hat DocuTract eine Aufgabe sehr gut erledigt: Sie erstellen einmal eine Vorlage, laden die Scans hoch, und zurück kommt ein fertiges Dokument mit einer festgehaltenen Quelle für jeden Wert. Diese Aufgabe bleibt genau so, wie sie ist. Was sich in den nächsten Releases ändert, ist alles drumherum, denn genau dort geht die Zeit tatsächlich verloren.

Wir haben uns eine einfache Frage gestellt: Was erledigt ein Mensch noch von Hand, nachdem ein Dokument erstellt wurde? Aus den Antworten wurden die sieben Funktionen unten. Wir liefern sie eine nach der anderen aus, jede mit einem Beitrag wie diesem und einem neuen Abschnitt im Hilfecenter.

1. Unterlagen beim Kunden einsammeln

Heute laden Sie die Scans selbst hoch. Bald können Sie einem Kunden stattdessen einen einmaligen Link senden: Er öffnet ihn im Browser, legt seine Unterlagen ab, und die Dateien landen in Ihrem Arbeitsbereich, bereits dem richtigen Vorgang zugeordnet. Auf seiner Seite ist kein Konto nötig, und es kommen keine Fotos mehr über drei verschiedene Messenger. Der Link läuft ab, kann widerrufen werden und akzeptiert nur die Formate, die wir tatsächlich lesen können.

2. Vorgänge: ein Satz Scans, mehrere Dokumente

Ein einzelnes Geschäft braucht selten nur ein Dokument. Ein Mietverhältnis braucht den Mietvertrag selbst, ein Übergabeprotokoll und oft eine Rechnung, alle aus denselben paar Scans ausgefüllt. Ein Vorgang bündelt sie: Sie laden die Unterlagen einmal hoch, und jede Vorlage im Vorgang liest dieselben geprüften Werte. Korrigieren Sie ein Datum an einer Stelle, und es stimmt überall.

3. Gegenprüfungen zwischen Dokumenten

Wenn sich zwei Scans widersprechen, ist das meist der Moment, in dem ein Fehler durchrutschen würde. Der Name im Auszug passt nicht zum Namen in der Bescheinigung, der Betrag im Kontoauszug widerspricht den Konditionen, ein Datum liegt außerhalb des Zeitraums. Statt zu hoffen, dass es jemand bemerkt, wird DocuTract die Werte über die Dokumente eines Vorgangs hinweg vergleichen und die Konflikte zeigen, bevor Sie etwas erstellen.

4. Ein Parteienverzeichnis

Derselbe Vermieter, dasselbe Unternehmen, dieselbe Bankverbindung, bei jedem neuen Geschäft neu eingetippt. Ein Parteienverzeichnis speichert sie einmal: Sie wählen eine Partei, und ihre Felder werden aus der Karte ausgefüllt, während die Scans weiterhin alles ausfüllen, was für diesen Vorgang spezifisch ist. Jedes erstellte Dokument hält das Verzeichnis unauffällig auf dem neuesten Stand.

5. Bedingte Blöcke und Vorlagenversionen

Echte Verträge sind kein fester Text. Eine Klausel erscheint nur, wenn es eine Kaution gibt; ein Absatz über Haustiere gehört in manche Mietverträge und in andere nicht. Mit bedingten Blöcken kann eine Vorlage einen Abschnitt abhängig von den Daten aufnehmen, statt Sie zu zwingen, fünf fast identische Vorlagen zu pflegen. Und weil sich Vorlagen ändern, behält jede ihren Versionsverlauf, sodass sich ein Dokument vom letzten Monat immer erklären lässt.

6. DocuTract mit Ihren eigenen Systemen verbinden

Manche von Ihnen haben bereits ein CRM, ein Portal oder ein Skript, das weiß, wann ein Dokument gebraucht wird. Eine öffentliche API, Webhooks, die auslösen, wenn ein Dokument fertig ist, und Exporte der extrahierten Werte werden DocuTract in diesen Ablauf einfügen statt daneben stellen. Das Versenden des fertigen Dokuments zur Unterschrift gehört in dasselbe Release.

7. Stapelerstellung

Dieselbe Vorlage, dreißig verschiedene Datensätze: dreißig Arbeitsverträge, dreißig Mitteilungen, dreißig Bescheinigungen. Die Stapelerstellung nimmt eine Tabelle mit Werten oder einen Ordner mit Vorgängen und erzeugt den ganzen Stapel in einem Durchlauf, mit einem klaren Bericht darüber, was geklappt hat und was einen Menschen braucht.

Wie das ankommen wird

Jede Funktion ist ein eigenes Release. Wenn eine ausgeliefert wird, finden Sie:

einen Beitrag hier, der erklärt, was sie tut und wie sie in der Oberfläche aussieht,
einen neuen Abschnitt im Hilfecenter mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung,
und die Funktion selbst, live in Ihrem Arbeitsbereich.

Nichts in dieser Liste ändert, wie der Kern funktioniert oder wofür Sie bereits bezahlen. Ist Ihnen eine dieser sieben wichtiger als die anderen, sagen Sie es uns über die Kontaktseite, und sie rückt in der Warteschlange nach vorn.