Eine Vorlage statt fünf

Fragen Sie jemanden, der Verträge vorbereitet, wie viele Versionen seines Mietvertrags er pflegt, und die Antwort ist nie eins. Es gibt die mit Bürgen. Die für einen Mieter, der ein Unternehmen ist. Die mit der Haustierklausel. Sie sind zu neunzig Prozent identisch, entwickeln sich im Laufe eines Jahres auseinander, und niemand weiß mehr, welches der aktuelle Wortlaut von Klausel 12 ist.

Ab heute kann eine Vorlage Teile haben, die nur erscheinen, wenn sie zutreffen.

Einen Block in der Vorlagendatei markieren

Umschließen Sie in Word den bedingten Teil:

{{#if guarantor}}
5. Der Bürge haftet für die Verpflichtungen des Mieters.
{{/if}}

{{else}} funktioniert dazwischen für den alternativen Wortlaut. Um einen Abschnitt pro Person zu wiederholen, umschließen Sie ihn mit {{#each tenants}} und {{/each}}.

Ein entfernter Block nimmt seinen ganzen Absatz mit, und genau deshalb nummerieren sich nummerierte Klauseln selbst neu: Word tut das, wenn ein Absatz verschwindet, und täte es nicht, wenn wir nur den Text leeren würden.

Festlegen, wann er gilt

Im Vorlageneditor erhält ein Block eine Regel, und eine Regel besteht aus Auswahllisten:

Ein Feld ist ausgefüllt, ist leer, ist gleich einem Wert, ist größer oder kleiner als eine Zahl oder ein Datum. Das ist die ganze Sprache, und die Zurückhaltung ist gewollt. Ein Büro richtet das einmal ein und muss dann elf Monate später erklären können, warum eine Klausel in einem unterschriebenen Vertrag fehlt. „Das Feld Bürge war leer“ lässt sich erklären. Eine Formel, die man im letzten Frühjahr geschrieben hat, kann niemand erklären.

Ein Block ohne Regel gilt als nicht vorhanden. Ein vertippter Blockname entfernt also eine Klausel, statt stillschweigend eine zu behalten, denn ein fehlender Absatz fällt auf, ein zusätzlicher nicht.

Einen Abschnitt wiederholen

{{#each tenants}} wiederholt sich über die Scans in einem Platz. Drei hochgeladene Mieterdokumente bedeuten, dass der Block dreimal erscheint, jeder aus seinem eigenen Scan ausgefüllt. Ein Upload, drei Unterschriftsblöcke, kein Kopieren und Einfügen.

Welche Version dieses Dokument erstellt hat

Die andere Hälfte dieses Releases ist leiser und wird wichtiger sein.

Vorlagen ändern sich. Bisher ließ sich ein im März erstelltes Dokument im September nicht erklären: Die Vorlagendatei war seitdem zweimal bearbeitet worden, und nichts hatte das festgehalten. Jetzt gibt alles, was das Ergebnis verändert, der Vorlage eine neue Version, ein Schnappschuss von Vorlagendatei, Zuordnung und Bedingungen wird aufbewahrt, und jedes Dokument speichert die Version, mit der es erstellt wurde. Sie wird in der Dokumentenliste angezeigt.

Das Umbenennen einer Vorlage ändert die Version nicht. Ein Dokument wird nicht zu einem anderen Dokument, weil jemand einen Tippfehler in einem Namen korrigiert hat.

Wie es weitergeht

Die sechste Funktion ist die nach außen gerichtete Hälfte: eine öffentliche API, Webhooks, wenn ein Dokument fertig ist, Exporte nach Google Drive und Co. sowie das Versenden eines fertigen Dokuments zur Unterschrift. DocuTract in Ihrem bestehenden Ablauf statt daneben.

Die ganze Liste steht in Woran wir als Nächstes arbeiten, und die Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Blöcken und Versionen im Hilfecenter.