Ein Satz Scans, mehrere Dokumente

Die zweite Funktion der Welle beantwortet eine Klage, die wir von allen in fast denselben Worten gehört haben: „Es ist nie nur ein Dokument.“ Zu einem Mietvertrag gehören ein Übergabeprotokoll und meist eine Rechnung. Die drei sind unterschiedliche Papiere mit unterschiedlichem Wortlaut, und sie werden aus denselben fünf Scans ausgefüllt. Bis heute mussten Sie diese fünf Scans in DocuTract dreimal hochladen und denselben Mieternamen dreimal prüfen.

Jetzt ist ein Geschäft ein Vorgang, und im Vorgang arbeiten Sie.

Das Paket einmal beschreiben

Ein Vorgangstyp ist die Reihe von Vorlagen, die Sie immer gemeinsam erstellen, in der Reihenfolge, in der Sie sie erstellen. Sie legen ihn einmal fest: „Wohnungsmiete“ besteht aus Mietvertrag, Protokoll und Rechnung. Danach braucht ein neuer Vorgang zwei Angaben: welches Paket und wie dieses Geschäft heißen soll.

Einmal hochladen, für alles

Der Vorgang verlangt die Gesamtheit dessen, was seine Vorlagen brauchen, nach Art des Dokuments. Drei Vorlagen, die einen Grundbuchauszug verlangen, ergeben eine Zeile auf dem Bildschirm, nicht drei. Senden Sie ihn einmal, und jedes Dokument, das ihn brauchte, hat ihn.

Mit den Werten ist es genauso. Ein Scan wird einmal gelesen, jeder Wert behält die Seite, von der er stammt, und das Gelesene wird geteilt: Der Name des Mieters landet im selben Moment im Mietvertrag, im Protokoll und in der Rechnung. Korrigieren Sie ihn in einem davon, wandert die Korrektur in die anderen.

Mit einer Ausnahme, und die ist Absicht. Trägt ein Dokument bereits eine eigene Korrektur, bleibt es unangetastet. Manchmal steht in einem Papier tatsächlich etwas anderes, und ein Produkt, das das „hilfsbereit“ überschreibt, wäre schlechter als eines, das gar nichts tut. Ein Wert gehört zum Vorgang; ein bewusster Unterschied bleibt ein bewusster Unterschied.

Eine Schaltfläche

Paket zusammenstellen erstellt jedes Dokument, das noch nicht erstellt ist. Bevor Sie klicken, zeigt der Bildschirm, wie viele das sind, denn diese Zahl ist zugleich der Preis: Ein Paket aus vier Dokumenten sind vier Generierungen.

Hat Ihr Tarif nicht mehr so viele übrig, läuft nichts. Sie erfahren, was das Paket braucht und was Sie haben, statt am Ende mit zwei fertigen Dokumenten, zwei fehlenden und keiner Ahnung dazustehen, welches welches ist. Das fertige Paket laden Sie Dokument für Dokument oder als eine ZIP-Datei herunter.

Nichts, was Sie kennen, hat sich verschoben

Ein Dokument ist weiterhin ein Dokument. Es öffnet sich auf seinem eigenen Bildschirm, seine Werte werden dort korrigiert, und eine einzeln ausgefüllte Vorlage funktioniert genau wie bisher; das Wort „Vorgang“ taucht in diesem Ablauf gar nicht auf.

Unter der Haube gehört jetzt jedes Dokument zu einem Vorgang, auch die, die Sie vor heute erstellt haben: Sie wurden mit diesem Release samt ihren Scans in einen eigenen Vorgang übernommen. Ein Vorgang mit nur einem Dokument verhält sich genau so, wie sich ein Dokument verhalten hat, und deshalb musste sich am Ablauf für einzelne Dokumente nichts ändern.

Wie es weitergeht

Die dritte Funktion sind Gegenprüfungen: Wenn sich zwei Scans in einem Vorgang widersprechen (ein anders geschriebener Name, ein Betrag, der nicht aufgeht, ein Datum außerhalb des Zeitraums), zeigt DocuTract den Konflikt, bevor Sie etwas erstellen, mit beiden Werten und beiden Quellen.

Die vollständige Liste steht in Woran wir als Nächstes arbeiten, und die Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Vorgängen im Hilfecenter.