Einen Link senden, statt Dateien hinterherzulaufen

Bis heute setzte DocuTract einen Schritt zu spät ein. Bevor Sie etwas ausfüllen konnten, musste jemand die Scans einsammeln: ein Foto in einem Messenger, ein PDF als Anhang einer E-Mail, eine zweite Kopie derselben Seite, weil die erste unleserlich war. Das Produkt erledigte seinen Teil in Sekunden, nach einem Vormittag Verwaltungsarbeit, mit der es nichts zu tun hatte.

Dieser Schritt ist jetzt Teil des Produkts.

Fragen, und der Kunde sendet

Öffnen Sie das Dokument, das Sie vorbereiten, und klicken Sie auf Unterlagen beim Kunden anfordern. DocuTract erstellt einen privaten Link, und das ist schon alles: Kopieren Sie ihn, senden Sie ihn per E-Mail, Chat oder Messenger und kümmern Sie sich um etwas anderes.

Der Bereich bleibt neben dem Dokument. Er zeigt den Link, wie viele Dateien vom Kontingent eingegangen sind und an welchem Tag er aufhört zu funktionieren, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob der Kunde seinen Teil erledigt hat, ohne nachfragen zu müssen.

Was der Kunde tatsächlich sieht

Eine Seite in der Sprache, in der Sie gearbeitet haben, und sonst nichts. Kein Konto, keine Registrierung, keine App. Die zu sendenden Unterlagen, je ein Upload-Feld und eine Zeile mit den Formaten, die wir lesen.

Bereits gesendete Dateien sind als erhalten markiert, damit niemand dieselbe Seite zweimal sendet. Die meisten Kunden öffnen das auf dem Handy, fotografieren das Dokument und sind fertig, deshalb ist die Seite in erster Linie dafür gebaut.

Danach ist es einfach Ihr Dokument

Eine hochgeladene Datei wird sofort zu einem Scan Ihres Dokuments und durchläuft dieselbe Erkennung wie alles andere. Wenn Sie das Dokument öffnen, sind die Werte bereits ausgelesen, jeder mit der Seite, aus der er stammt. Jeder Scan ist mit seiner Herkunft gekennzeichnet, sodass Sie sehen, was der Kunde gesendet und was Sie selbst hinzugefügt haben.

Nichts danach wird gesondert behandelt: Erstellung, Quellen und Kontingente funktionieren genau wie bisher. Geändert hat sich nur, wer hochgeladen hat.

Der Link ist eine Tür, also hat er Schlösser

Ein Link ist eine öffentliche Adresse, und wir behandeln ihn auch so. Drei Grenzen werden bei jedem einzelnen Aufruf geprüft, nicht erst später von einem Hintergrundjob:

• Er läuft ab. Standardmäßig sieben Tage, höchstens dreißig. Danach ist er tot.
• Er hat ein Kontingent. Standardmäßig zwanzig Dateien. Sind sie eingegangen, nimmt er nichts mehr an.
• Sie können ihn schließen. Link schließen wirkt sofort; wer ihn danach öffnet, erfährt, dass er nicht mehr funktioniert, und sonst nichts.

Die Adresse selbst besteht aus zweiunddreißig zufälligen Zeichen, die Seite wird nie indexiert, Uploads sind in ihrer Häufigkeit begrenzt, und die Dateiprüfung ist dieselbe, die Ihre eigenen Uploads durchlaufen: PDF, JPG und PNG, geprüft anhand der tatsächlichen Bytes statt des Dateinamens. Der Kunde sieht die Liste der Unterlagen und nichts über Ihren Arbeitsbereich, Ihre Vorlage oder Ihre anderen Dokumente.

Wenn der Kunde nur E-Mails nutzt

Manche Kunden schicken eine E-Mail, egal was Sie ihnen geben. Wo eine Eingangsadresse eingerichtet ist, hat auch der Link eine: Leiten Sie die Nachricht weiter, und die Anhänge landen im Dokument und füllen die leeren Plätze der Reihe nach. Was wir nicht lesen können, wird ausgelassen und im Verlauf des Links aufgeführt, damit Sie sehen, was eingegangen ist, und nachfragen können, was fehlt.

Wo Sie es finden

Der Bereich befindet sich im Upload-Schritt jedes Dokuments, das Sie ausfüllen. Wie viele Links Sie gleichzeitig offen halten können, hängt von Ihrem Tarif ab; haben Sie die Grenze erreicht, schließen Sie einen, den Sie nicht mehr brauchen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Hilfecenter.

Dies ist die erste der sieben Funktionen, die wir in Woran wir als Nächstes arbeiten beschrieben haben. Die nächste fasst mehrere Dokumente desselben Geschäfts in einem Vorgang zusammen, sodass ein einziger Satz Scans alle ausfüllt.