Abweichungen finden, bevor Sie unterschreiben

Die dritte Funktion der Welle entspringt dem, was DocuTract schon immer getan hat und andere Werkzeuge nicht: Es merkt sich, woher jeder Wert stammt. Die Seite, der Scan, das Feld. Ist das einmal festgehalten, liegt eine Frage auf der Hand: Wenn das Produkt den Namen im Auszug und den Namen in der Bescheinigung kennt, warum vergleicht es sie dann nicht?

Jetzt tut es das.

Was eine Prüfung ist

Prüfungen beschreiben Sie selbst, an einer Vorlage oder an einem ganzen Vorgangstyp. Es gibt fünf Arten, und es sind fünf, weil genau das bei Papierkram tatsächlich schiefgeht:

• Werte stimmen überein. Der Name an einer Stelle gegen den Namen an einer anderen. Der Vergleich ist großzügig, wo es ein Mensch auch wäre: „Ivanov O. P.“ und „Ivanov Oleksandr Petrovych“ sind eine Person, „LLC "Romashka"“ und „LLC Romashka“ sind eine Firma, und eine Kontonummer ist dieselbe Nummer, ob sie mit oder ohne Leerzeichen eingetippt wurde. Eine Prüfung, die so etwas anmahnt, wäre innerhalb einer Woche abgeschaltet, und das ist schlimmer, als gar keine Prüfungen zu haben.
• Ein Datum ist nicht zu früh. Ein Auszug, der abläuft, bevor der Mietvertrag endet, ist am Tag der Unterschrift ein Problem, nicht erst an dem Tag, an dem es jemand bemerkt.
• Eine Summe geht auf, innerhalb einer von Ihnen festgelegten Toleranz, denn Rundungen auf Papier sind normal, eine fehlende Zeile nicht.
• Eine Zahl liegt im Bereich. Eine Miete von null. Eine Laufzeit von vierhundert Monaten.
• Ein Feld ist ausgefüllt und, wenn Sie es verlangen, aus einem Dokument übernommen statt eingetippt. Letzteres ist der heimliche Favorit: Ein eingetippter Wert ist ein Wert, den niemand von einem Papier abgelesen hat.

Warnung oder Halt

Jede Prüfung ist eines von zwei Dingen. Eine Warnung erscheint auf dem Prüfbildschirm und hält nichts auf. Eine Sperre tut, was sie sagt: Das Dokument wird nicht erstellt, bis ein Mensch die Abweichung übernimmt.

Diese Unterscheidung ist der ganze Grund, warum es Schweregrade gibt. Ihr Büro entscheidet, welche Abweichungen nicht bis zur Unterschrift gelangen dürfen. Wir entscheiden das nicht für Sie, und wir lassen eine Sperre auch nicht stillschweigend durch: Die Ablehnung geschieht an derselben Stelle, an der der Status des Dokuments geprüft wird, sodass ein Befund, der entstand, während jemand den Bildschirm las, auch die Generierung stoppt, die einen Moment später gestartet wurde.

Eine Entscheidung, festgehalten

Wenn eine Prüfung auslöst, erhalten Sie die Meldung, beide Werte und aus welchem Feld und von welcher Seite jeder stammt. Dann ein Bedienelement: So übernehmen.

Es ist bewusst kein Löschen. Die Abweichung war echt, jemand hat sie sich angesehen und entschieden, dass die Unterlagen stimmen, und das ist es wert, festgehalten zu werden: Wer sie wann übernommen hat, bleibt dokumentiert, und der Befund bleibt unaufdringlich auf dem Bildschirm, damit die nächste Person nicht dasselbe noch einmal prüft.

Die Übernahme ist an genau die Werte gebunden, die abwichen. Ändern Sie danach einen davon, läuft die Prüfung erneut und fragt erneut. Sie haben diese Werte übernommen, nicht die Regel.

Immer aktuell, nie im Weg

Die Prüfungen laufen, nachdem ein Scan gelesen und nachdem ein Wert korrigiert wurde, jedes Mal über den gesamten Vorgang, denn ein Wert, der in einem Dokument landet, kann eine Abweichung in einem anderen auflösen. Nichts zu klicken, nichts abzuwarten. Fällt die Prüfung selbst aus, bleibt Ihr Dokument unberührt: Die Prüfungen sind eine Hilfe, kein Schritt, von dem die Verarbeitung abhängt.

Sie sind in jedem Tarif enthalten. Sie sind kein eigenes Produkt, sondern das, wofür „jeder Wert hat eine Quelle“ schon immer gedacht war. Ihre eigenen Regeln, im Unterschied zu denen, die wir mitliefern, gehören wie die übrigen Einstellungen zur kostenpflichtigen Anpassung.

Wie es weitergeht

Die vierte Funktion ist ein Parteienverzeichnis: der Vermieter, der Arbeitgeber, der Vertragspartner, den Sie für jedes Geschäft neu eintippen, einmal gespeichert mit der Quelle jedes Werts und dem Datum, an dem er gelesen wurde, sodass ein veraltetes Feld das auch sagt, statt stillschweigend ausgefüllt zu werden.

Die ganze Liste steht in Woran wir als Nächstes arbeiten, und die Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den Prüfungen im Hilfecenter.