Ét sæt scanninger, flere dokumenter

Den anden funktion i bølgen svarer på en klage, vi har hørt med næsten de samme ord fra alle: »det er aldrig ét dokument«. En lejekontrakt kommer med en overdragelsesprotokol og som regel en faktura. De tre er forskellige papirer med forskellig ordlyd, og de udfyldes fra de samme fem scanninger. Indtil i dag fik DocuTract dig til at uploade de fem scanninger tre gange og tjekke den samme lejers navn tre gange.

Nu er en handel en sag, og sagen er det, du arbejder i.

Beskriv pakken én gang

En sagstype er det sæt skabeloner, du altid forbereder sammen, i den rækkefølge du forbereder dem. Du definerer den én gang: »boliglejemål« er lejekontrakten, protokollen og fakturaen. Derefter kræver det kun to felter at starte en sag: hvilken pakke, og hvad handlen skal hedde.

Upload én gang, til det hele

Sagen beder om foreningsmængden af det, dens skabeloner kræver, efter dokumenttype. Tre skabeloner, der beder om en tingbogsudskrift, er én linje på skærmen, ikke tre. Send den én gang, så har alle de dokumenter, der skulle bruge den, den.

Værdierne virker på samme måde. En scanning læses én gang, hver værdi beholder den side, den kom fra, og læsningen deles: lejerens navn kommer ind i lejekontrakten, protokollen og fakturaen på samme tid. Ret det i ét af dem, så følger rettelsen med til de andre.

Med én undtagelse, og den er med vilje. Hvis et dokument allerede har en egen rettelse, bliver det ladt i fred. Nogle gange siger et papir faktisk noget andet, og et produkt, der »hjælpsomt« overskrev det, ville være værre end et, der ikke gør noget. En værdi tilhører sagen; en bevidst forskel forbliver en bevidst forskel.

Én knap

Saml pakken genererer alle de dokumenter, der ikke er genereret endnu. Før du trykker, viser skærmen, hvor mange det er, fordi det tal også er prisen: en pakke med fire er fire genereringer.

Hvis dit abonnement ikke har så mange tilbage, kører intet. Du får at vide, hvad pakken kræver, og hvad du har, i stedet for at stå med to færdige dokumenter, to manglende og ingen anelse om, hvilke der er hvilke. Den færdige pakke downloades dokument for dokument eller som én samlet zip.

Intet af det, du allerede kender, er flyttet

Et dokument er stadig et dokument. Det åbner på sin egen skærm, dets værdier rettes dér, og en skabelon, du udfylder alene, virker præcis som før, og ordet »sag« optræder aldrig i det forløb.

Nedenunder ligger hvert dokument nu i en sag, også dem, du forberedte før i dag: de blev flyttet over i deres egen sag sammen med deres scanninger, da denne version blev udgivet. En sag med ét dokument opfører sig præcis som et dokument gjorde, og derfor skulle intet i forløbet for enkeltdokumenter ændres.

Hvad der kommer nu

Den tredje funktion er krydstjek: når to af scanningerne i en sag ikke stemmer overens (et navn stavet forskelligt, et beløb, der ikke går op, en dato uden for perioden), viser DocuTract konflikten, før du genererer noget, med begge værdier og begge kilder.

Hele listen står i hvad vi bygger nu, og trin-for-trin-vejledningen til sager står i hjælpecentret.