Send et link i stedet for at jagte filer

Indtil i dag begyndte DocuTract ét trin for sent. Før du kunne udfylde noget, skulle nogen samle scanningerne: et foto i én messenger, en PDF vedhæftet en e-mail, en ekstra kopi af den samme side, fordi den første var ulæselig. Produktet klarede sin del på sekunder, efter en formiddag med administration, som det ikke havde nogen andel i.

Det trin er nu inde i produktet.

Spørg, og klienten sender

Åbn det dokument, du forbereder, og klik på Bed klienten om dokumenterne. DocuTract opretter et privat link, og det er hele handlingen: kopiér det, send det via e-mail, chat eller messenger, og gå videre med noget andet.

Panelet bliver ved siden af dokumentet. Det viser linket, hvor mange filer der er kommet ud af budgettet, og den dag, det holder op med at virke, så du med et blik kan se, om klienten har gjort sin del, uden at skrive og spørge.

Hvad klienten faktisk ser

Én side, på det sprog, du arbejdede på, og intet andet. Ingen konto, ingen tilmelding, ingen app. De dokumenter, der skal sendes, én uploadknap til hvert og en linje om, hvilke formater vi kan læse.

Filer, der allerede er sendt, er markeret modtaget, så ingen sender den samme side to gange. De fleste klienter åbner det på en telefon, fotograferer dokumentet og er færdige, så siden er bygget til det først og fremmest.

Derefter er det bare dit dokument

En uploadet fil bliver straks til en scanning i dit dokument og gennemgår den samme genkendelse som alt andet. Når du åbner dokumentet, er værdierne allerede trukket ud, hver med den side, den kom fra. Hver scanning er mærket med, hvor den kom fra, så du kan se, hvad klienten sendte, og hvad du selv tilføjede.

Intet længere henne i forløbet er særbehandlet: generering, kilder og kvoter virker præcis, som de gjorde. Det eneste, der har ændret sig, er, hvem der uploadede.

Linket er en dør, så det har låse

Et link er en offentlig adresse, og vi behandler det som en. Tre grænser tjekkes ved hvert eneste besøg, ikke ryddet op senere af et job:

• Det udløber. Syv dage som standard, højst tredive. Derefter er det dødt.
• Det har et budget. Tyve filer som standard. Når de er kommet, holder det op med at modtage.
• Du kan lukke det. Luk linket træder i kraft med det samme; alle, der åbner det bagefter, får at vide, at det ikke længere virker, og får intet andet at vide.

Selve adressen er toogtredive tilfældige tegn, siden indekseres aldrig, uploads er hastighedsbegrænsede, og filkontrollen er den samme, som dine egne uploads passerer: PDF, JPG og PNG, tjekket på de faktiske bytes og ikke på filnavnet. Klienten ser dokumentlisten og intet om dit arbejdsområde, din skabelon eller dine andre dokumenter.

Hvis klienten kun bruger e-mail

Nogle klienter sender en e-mail, uanset hvad du giver dem. Hvor der er konfigureret en modtageadresse, har linket også en: videresend beskeden, så lander vedhæftningerne i dokumentet og udfylder de tomme pladser i rækkefølge. Det, vi ikke kan læse, udelades og vises i linkets historik, så du kan se, hvad der kom, og bede om det, der mangler.

Hvor du finder det

Panelet findes på uploadtrinnet i ethvert dokument, du udfylder. Hvor mange links du kan have åbne på én gang, afhænger af dit abonnement; hvis du har nået grænsen, så luk et, du ikke længere har brug for. Trin-for-trin-vejledningen står i hjælpecentret.

Dette er den første af de syv funktioner, vi beskrev i hvad vi bygger nu. Den næste samler flere dokumenter fra samme handel i én sag, så ét sæt scanninger udfylder dem alle.