Fang uoverensstemmelser, før du skriver under

Den tredje funktion i bølgen udspringer af det, DocuTract altid har gjort, som andre værktøjer ikke gør: det husker, hvor hver værdi kom fra. Siden, scanningen, feltet. Når det først er skrevet ned, følger et oplagt spørgsmål. Hvis produktet kender navnet på udskriften og navnet på attesten, hvorfor sammenligner det dem så ikke?

Nu gør det.

Hvad et tjek er

Du beskriver selv tjekkene, på en skabelon eller på en hel sagstype. Der er fem slags, og de er fem, fordi det er det, der faktisk går galt i papirarbejde:

• Værdier stemmer overens. Navnet ét sted mod navnet et andet sted. Sammenligningen er rummelig, hvor et menneske ville være det: »Ivanov O. P.« og »Ivanov Oleksandr Petrovych« er én person, »LLC "Romashka"« og »LLC Romashka« er én virksomhed, og et kontonummer er det samme nummer, uanset om det er tastet med mellemrum eller ej. Et tjek, der markerede dem, ville blive slået fra inden for en uge, og det er værre end slet ingen tjek.
• En dato er ikke for tidlig. En udskrift, der udløber, før lejeaftalen slutter, er et problem den dag, aftalen underskrives, ikke den dag, nogen opdager det.
• En total går op, inden for en tolerance, du selv angiver, fordi afrunding på papir er normalt, og en manglende linje ikke er.
• Et tal ligger inden for et interval. En husleje på nul. En lejeperiode på fire hundrede måneder.
• Et felt er udfyldt, og, hvis du beder om det, udfyldt fra et dokument i stedet for tastet. Det sidste er den stille favorit: en tastet værdi er en værdi, som ingen har læst af et papir.

Advarsel eller stop

Hvert tjek er én af to ting. En advarsel vises på gennemgangsskærmen og stopper intet. En blokering gør, hvad den siger: dokumentet genereres ikke, før en person accepterer uoverensstemmelsen.

Den skelnen er hele grunden til, at der findes alvorlighedsgrader. Dit kontor bestemmer, hvilke uoverensstemmelser der ikke må nå frem til en underskrift. Det bestemmer vi ikke for dig, og vi lader heller ikke stille en blokering slippe igennem: afvisningen sker samme sted, som dokumentets status tjekkes, så et fund, der opstår, mens nogen læste skærmen, stadig stopper den generering, der startede et øjeblik senere.

Én beslutning, registreret

Når et tjek slår til, får du meddelelsen, begge værdier, og hvilket felt og hvilken side hver kom fra. Derefter én knap: Accepter som det er.

Det er med vilje ikke en sletning. Uoverensstemmelsen var reel, nogen kiggede på den og besluttede, at papirerne er rigtige, og det er værd at bevare: hvem der accepterede den og hvornår, bliver registreret, og fundet bliver stille på skærmen, så den næste person ikke undersøger det samme igen.

Accepten er knyttet til præcis de værdier, der ikke stemte. Ændr en af dem bagefter, så kører tjekket igen og spørger igen. Du accepterede de værdier, ikke reglen.

Altid opdateret, aldrig i vejen

Tjekkene kører, efter at en scanning er læst, og efter at en værdi er rettet, hver gang på tværs af hele sagen, fordi en værdi, der lander i ét dokument, kan løse en uoverensstemmelse i et andet. Intet at trykke på, intet at vente på. Hvis selve tjekket fejler, er dit dokument uberørt: tjekkene er en hjælp, ikke et trin, som processen afhænger af.

De er inkluderet i alle abonnementer. De er ikke et separat produkt, de er det, som »hver værdi har en kilde« altid var til for. Dine egne regler, i modsætning til dem, vi leverer, er en del af den betalte tilpasning, ligesom resten af indstillingerne.

Hvad der kommer nu

Den fjerde funktion er et partsregister: udlejeren, arbejdsgiveren, modparten, som du taster igen ved hver handel, gemt én gang med kilden til hver værdi og datoen for, hvornår den blev læst, så et forældet felt siger det i stedet for at blive udfyldt i stilhed.

Hele listen står i hvad vi bygger nu, og trin-for-trin-vejledningen til tjek står i hjælpecentret.