Шаблон із документа, який у вас уже є

Шаблони є в кожному офісі. Просто вони так не називаються: це договір минулого місяця з іменем іншого клієнта, збережений як «договір_фінал_2.docx». Щоб зробити з нього справжній шаблон, раніше треба було відкрити файл і вручну замінити кожне ім'я, дату й номер на мітку на кшталт {{full_name}}. На десятисторінковому договорі це пів дня, і легко пропустити одну дату на сьомій сторінці.

Тепер цей крок необов'язковий.

Два способи

Створюючи шаблон, ви обираєте, як передати DocuTract документ:

• Документ із мітками. Якщо ви вже використовуєте мітки {{placeholder}}, завантажте файл, і DocuTract знайде їх і виведе списком, щоб ви їх налаштували.
• Звичайний готовий документ. Завантажте договір саме таким, яким його підписали. DocuTract прочитає його й запропонує місця, схожі на дані конкретного клієнта чи угоди: імена, дати, номери документів, адреси, суми. Ви переглядаєте пропозиції, лишаєте правильні, прибираєте зайві, і вони стають полями шаблону.

Усе інше лишається таким, як написав ваш юрист чи бухгалтер: формулювання, оформлення, шрифти, нумерація пунктів.

Майстер крок за кроком

Майстер проводить через це у три кроки:

1. Типи сканів. З яких документів заповнюватиметься шаблон: паспорт, витяг із реєстру, техпаспорт. Оберіть із каталогу або опишіть свій.
2. Поля. Які значення прочитати з кожного скана.
3. Приклад документа. Завантажте .docx. DocuTract зіставить його поля зі значеннями з другого кроку й покаже, чим буде заповнено кожне місце в документі.

Кожне поле має джерело. Скан — значення читається із завантаженого документа. Система — заповнюється саме: сьогоднішня дата, номер документа, людина, яка його готує. Вручну — його вводять під час заповнення.

Що відбувається із завантаженим документом

Текст документа-прикладу аналізує той самий ШІ-провайдер, що читає ваші скани, на тих самих умовах: текст використовується, щоб підготувати шаблон, і ніколи не використовується для навчання моделей. Який це провайдер і де він обробляє дані, зазначено в нашій Угоді про обробку даних.

З чого почати

Візьміть документ, який ваша команда передруковує найчастіше, той, що вже існує в десяти трохи різних копіях, і завантажте найохайнішу з них. Файл шаблону може бути до 10 МБ. Докладна інструкція — у довідковому центрі.