Trettio dokument på en gång

Den sjunde och sista funktionen i den andra vågen tar itu med det som vågen började med: DocuTract tar fram ett dokument smidigt och trettio osmidigt. Trettio anställnings- avtal är trettio gånger samma sex steg: skapa, välja mall, ladda upp skanningen, kontrollera värdena, generera. Tiden går inte till dokumentet utan till upprepningen.

Nu tas underlaget emot i sin helhet.

Två sorters underlag, eftersom ett kontor har två

Ett arkiv med mappar. En mapp är en affär, filerna i den är dess skanningar. Undermappar går bra: allt under ”Кравченко” hör till Кравченко, även när det ligger i en undermapp som heter ”скани”. Ett arkiv som gjorts på en Mac innehåller __MACOSX och .DS_Store, och dem visar vi inte som egna affärer. Kyrilliska mappnamn läses som de skrevs, inte som ”Рравченко”. Det är sådana detaljer som avgör om en import fungerar på första försöket.

En tabell. CSV eller XLSX, en rad är ett dokument, en kolumn är ett fält. Rubriken matchas mot mallens fält, så ”Full name” hittar full_name, och semikolonet som Excel i den här delen av världen skriver läses som ett kommatecken. En kolumn som mallen inte har stoppar körningen innan den startar, och anger sig själv. Att på rad tvåhundra upptäcka att produkten i tysthet har ignorerat en kolumn är värre än att inte starta alls.

Först får du veta vad det blir

Uppladdningen startar ingenting. Vi läser filen och visar den: trettio poster hittade, trettio genereringar som det kommer att kosta, tolv kvar. Och först därefter knappen Starta.

Om det inte räcker startar körningen inte alls. Det finns ingen delvis start, med avsikt: en person som laddade upp trettio mappar och fick tolv dokument måste nu reda ut vilka arton som saknas och om de har debiterats för dem. Det finns inget värre än det.

Själva pengarna förbrukas som vanligt, ett dokument i taget allteftersom vart och ett blir klart. Så en post som misslyckades kostar ingenting.

En körning som inte stannar för en mapp

Två mappar kom fram trasiga. Det är inget skäl att stoppa de andra tjugoåtta. De två posterna får sin orsak i klartext, resten går igenom till slutet, och körningen avslutas som ”delvis”, eftersom den varken är klar eller misslyckad, och att kalla den något av dem vore en lögn.

Sedan två knappar. Försök igen med de misslyckade startar exakt de rader som inte fungerade: de färdiga rörs inte och betalas inte två gånger. Ladda ner alla lämnar ut det som finns som ett arkiv även medan två poster fortfarande reds ut, eftersom tjugoåtta färdiga dokument är värda att ha nu.

Filerna i arkivet namnges som i ditt underlag: ”Кравченко.docx”, inte vår interna referens. Det är det namnet du kommer att leta efter.

Varför den inte tar hela kön

Det finns inget nytt maskineri inuti: samma ärenden, samma arbetsprocesser, samma kvot. Det enda som har lagts till är en gräns för samtidighet: högst några poster från en arbetsyta körs samtidigt. En kund med ett arkiv på trehundra mappar ska inte stå före någon i kön som tryckte på ”generera” för ett dokument, och gör det nu inte heller.

En tom mapp eller en tom rad markeras som överhoppad snarare än misslyckad. Det är inget fel, det är det som fanns i indatafilen, och det finns inget att försöka igen.

Om en körning tar längre tid än några minuter kommer ett mejl om den när den är klar. En kortare skickar ingenting: personen tittar fortfarande på skärmen, och mejl som ingen behövde är anledningen till att alla aviseringar till slut stängs av.

Vad som kommer härnäst

Därmed är den andra vågen komplett: insamling av dokument från kunden, ärenden, korskontroller, partsregistret, villkorsblock med mallversioner, API med webhooks och batchgenerering. Sju funktioner, som var och en tar bort ett slags manuellt arbete i stället för att lägga till ännu en skärm.

Steg för steg-instruktionerna för batcher finns i hjälpcentret, och hela listan över det som planerades finns i vad vi bygger härnäst.