Vad vi bygger härnäst

Hittills har DocuTract gjort ett jobb mycket bra: du skapar en mall en gång, laddar upp skanningarna, och ett färdigt dokument kommer tillbaka med en källa registrerad för varje värde. Det jobbet förblir precis som det är. Det som ändras under de kommande versionerna är allt runt omkring det, eftersom det är där tiden faktiskt går.

Vi ställde oss en enkel fråga: när ett dokument har genererats, vad gör en person fortfarande för hand? Svaren blev de sju funktionerna nedan. Vi släpper dem en i taget, var och en med ett inlägg som det här och ett nytt avsnitt i hjälpcentret.

1. Insamling av dokument från kunden

I dag laddar du upp skanningarna själv. Snart kan du i stället skicka en engångslänk till kunden: hen öppnar den i en webbläsare, släpper in sina dokument, och filerna hamnar i din arbetsyta, redan kopplade till rätt ärende. Inget konto behövs på kundens sida, inga foton som kommer via tre olika meddelandeappar. Länken går ut, kan återkallas och tar bara emot de format som vi faktiskt kan läsa.

2. Ärenden: en uppsättning skanningar, flera dokument

En enskild affär behöver sällan ett enda dokument. Ett hyresavtal behöver själva avtalet, ett överlämningsprotokoll och ofta en faktura, alla ifyllda från samma handfull skanningar. Ett ärende samlar dem: du laddar upp dokumenten en gång, och varje mall i ärendet läser samma kontrollerade värden. Rätta ett datum på ett ställe så blir det rätt överallt.

3. Korskontroller mellan dokument

När två skanningar inte stämmer överens är det oftast då ett misstag slinker igenom. Namnet på utdraget stämmer inte med namnet på intyget, beloppet i kontoutdraget motsäger villkorsbladet, ett datum ligger utanför perioden. I stället för att hoppas att någon märker det jämför DocuTract värdena mellan dokumenten i ett ärende och visar konflikterna innan du genererar något.

4. Ett partsregister

Samma hyresvärd, samma företag, samma bankuppgifter, inskrivna igen för varje ny affär. Ett partsregister sparar dem en gång: du väljer en part och dess fält fylls i från kortet, medan skanningarna fortfarande fyller i allt som är specifikt för just det här ärendet. Varje genererat dokument håller i det tysta registret uppdaterat.

5. Villkorsblock och mallversioner

Riktiga avtal är ingen fast text. En klausul visas bara när det finns en deposition; ett stycke om husdjur hör hemma i vissa hyresavtal och inte i andra. Med villkorsblock kan en mall ta med ett avsnitt utifrån uppgifterna, i stället för att tvinga dig att ha fem nästan identiska mallar. Och eftersom mallar ändras behåller var och en sin versionshistorik, så att ett dokument som genererades förra månaden alltid kan förklaras.

6. Koppla DocuTract till dina egna system

Vissa av er har redan ett CRM, en portal eller ett skript som vet när ett dokument behövs. Ett publikt API, webhooks som utlöses när ett dokument är klart och export av de extraherade värdena gör att DocuTract kan ligga inuti det flödet i stället för bredvid det. Att skicka det färdiga dokumentet för underskrift hör hemma i samma version.

7. Batchgenerering

Samma mall, trettio olika uppsättningar uppgifter: trettio anställningsavtal, trettio meddelanden, trettio intyg. Batchgenerering tar en tabell med värden eller en mapp med ärenden och tar fram hela högen i en körning, med en tydlig rapport över vad som lyckades och vad som behöver en människa.

Hur det här kommer

Varje funktion är en separat version. När en släpps hittar du:

ett inlägg här som förklarar vad den gör och hur den ser ut i gränssnittet,
ett nytt avsnitt i hjälpcentret med steg för steg-guiden,
och själva funktionen, i drift i din arbetsyta.

Inget i listan ändrar hur kärnan fungerar eller vad du redan betalar för. Om en av de här sju är viktigare för dig än de andra, berätta det för oss via kontaktsidan så flyttas den upp i kön.