Uppgifterna du skriver in varje gång

Det finns en särskild sorts tristess i dokumentarbete som inte har något med dokument att göra. Samma hyresvärd förekommer i nio hyresavtal om året. Samma företags organisationsnummer skrivs ut varje gång någon gör en faktura. Ingen läser dem längre av en skanning; de läser dem av det senaste dokumentet, eller av en post-it-lapp, eller ur minnet.

DocuTract sparar dem nu, och sparar dem ärligt.

Sparas från skärmen du redan tittar på

Rätt tillfälle att spara en motpart är när någon just har bekräftat dess uppgifter. Därför finns kontrollen på granskningsskärmen, bredvid värdena: Spara parten. Kortet byggs av det som visas på skärmen, med skanningen som varje värde kom från och datumet då det lästes.

Den sista delen är hela designen. Ett sparat bankkonto är användbart. Ett sparat bankkonto där det står ”läst den 3 mars” är användbart och ärligt, eftersom den som använder det kan se hur mycket det går att lita på.

Fylls i igen, utan att trampa på dig

Välj en part när du tar fram nästa dokument så fylls dess fält i. Två begränsningar, båda avsiktliga:

• Bara fält som din mall läser från en skanning påverkas. Ett värde som mallen beräknar eller som du alltid skriver in är ditt.
• Ett värde som du själv har rättat skrivs aldrig över. Registret är en utgångspunkt, inte en andra åsikt om ditt beslut.

Och ursprunget överlever hela vägen: kortet minns skanningen som värdet lästes från, så ett dokument som fyllts i från registret kan fortfarande svara på ”var kom det här ifrån” med en sida i stället för en axelryckning.

Allt som är tillräckligt gammalt säger det

Efter sex månader markeras ett värde ”kontrollera igen” på kortet och överallt där det erbjuds. Det erbjuds ändå. Du vet om bankkontot har ändrats; det gör inte vi, och en produkt som i tysthet höll inne med det skulle fatta det beslutet åt dig.

Att ändra ett värde raderar inte heller det gamla. Det tidigare värdet finns kvar som historik, så ”vad stod det på kortet när det där dokumentet genererades” har ett svar.

Arkiverat, inte raderat

En part som inte längre är aktuell arkiveras. Dokument som du redan har genererat pekar tillbaka på kortet, och att städa en lista är inte värt att bryta den länken. Ett arkiverat kort försvinner från väljaren och finns kvar i registret.

Var det finns

Registret ingår i Pro och högre. Om en arbetsyta byter till en plan utan det behåller den det den har och kan fortsätta fylla i dokument därifrån; bara möjligheten att lägga till och ändra kort upphör. Att ta bort uppgifter som någon har matat in vore ett konstigt sätt att sälja en plan.

Vad som kommer härnäst

Den femte funktionen är villkorsblock och mallversioner: en klausul som bara visas när det finns en borgensman, ett avsnitt som upprepas en gång per hyresgäst och en registrering av vilken mallversion varje dokument byggdes med.

Hela listan finns i vad vi bygger härnäst, och steg för steg-guiden för registret finns i hjälpcentret.