En uppsättning skanningar, flera dokument

Den andra funktionen i vågen svarar på ett klagomål som vi hörde med nästan samma ord från alla: ”det är aldrig bara ett dokument”. Ett hyresavtal kommer med ett överlämningsprotokoll och oftast en faktura. De tre är olika papper med olika formuleringar, och de fylls i från samma fem skanningar. Fram till i dag fick du ladda upp de fem skanningarna tre gånger i DocuTract och kontrollera samma hyresgästs namn tre gånger.

Nu är en affär ett ärende, och ärendet är det du arbetar i.

Beskriv paketet en gång

En ärendetyp är den uppsättning mallar som du alltid tar fram tillsammans, i den ordning du tar fram dem. Du definierar den en gång: ”bostadsuthyrning” är hyresavtalet, protokollet och fakturan. Därefter är det två fält att starta ett ärende: vilket paket, och vad affären ska heta.

Ladda upp en gång, för allt

Ärendet efterfrågar summan av det som dess mallar behöver, per dokumentslag. Tre mallar som frågar efter ett utdrag ur fastighetsregistret blir en rad på skärmen, inte tre. Skicka det en gång så har varje dokument som behövde det tillgång till det.

Värdena fungerar på samma sätt. En skanning läses en gång, varje värde behåller sidan det kom från, och läsningen delas: hyresgästens namn hamnar i hyresavtalet, protokollet och fakturan i samma ögonblick. Rätta det i ett av dem så följer rättelsen med till de andra.

Med ett undantag, och det är avsiktligt. Om ett dokument redan har en egen rättelse lämnas det orört. Ibland säger ett papper verkligen något annat, och en produkt som ”hjälpsamt” skrev över det vore sämre än en som inte gör något alls. Ett värde hör till ärendet; en avsiktlig skillnad förblir en avsiktlig skillnad.

En knapp

Sätt ihop paketet genererar alla dokument som inte har genererats än. Innan du trycker visar skärmen hur många det är, eftersom den siffran också är priset: ett paket med fyra är fyra genereringar.

Om din plan inte har så många kvar körs ingenting. Du får veta vad paketet behöver och vad du har, i stället för att sluta med två färdiga dokument, två saknade och ingen aning om vilka som är vilka. Det färdiga paketet laddas ner dokument för dokument eller som en enda zip-fil.

Inget du redan kan har flyttats

Ett dokument är fortfarande ett dokument. Det öppnas på sin egen skärm, dess värden rättas där, och en mall som du fyller i för sig fungerar precis som förut, och ordet ”ärende” förekommer aldrig i det flödet.

Under ytan ligger nu varje dokument i ett ärende, även de som du tog fram före i dag: de flyttades till ett eget ärende, med sina skanningar, när den här versionen släpptes. Ett ärende med ett dokument beter sig precis som ett dokument gjorde, och därför behövde inget i flödet för enstaka dokument ändras.

Vad som kommer härnäst

Den tredje funktionen är korskontroller: när två av skanningarna i ett ärende inte stämmer överens (ett namn som stavas olika, ett belopp som inte går ihop, ett datum utanför perioden) visar DocuTract konflikten innan du genererar något, med båda värdena och båda källorna.

Hela listan finns i vad vi bygger härnäst, och steg för steg-guiden för ärenden finns i hjälpcentret.