Skicka en länk i stället för att jaga filer

Fram till i dag började DocuTract ett steg för sent. Innan du kunde fylla i något måste någon samla in skanningarna: ett foto i en meddelandeapp, en PDF bifogad i ett mejl, en andra kopia av samma sida eftersom den första var oläslig. Produkten gjorde sin del på några sekunder, efter en förmiddag av administration som den inte hade någon del i.

Det steget finns nu i produkten.

Fråga, så skickar kunden

Öppna dokumentet som du tar fram och klicka på Be kunden om dokumenten. DocuTract skapar en privat länk, och det är hela åtgärden: kopiera den, skicka den via mejl, chatt eller meddelandeapp och ägna dig åt något annat.

Panelen ligger kvar bredvid dokumentet. Den visar länken, hur många filer som har kommit in av budgeten och dagen då den slutar fungera, så att du direkt ser om kunden har gjort sin del utan att behöva skriva och fråga.

Vad kunden faktiskt ser

En sida, på det språk du arbetade på, och inget annat. Inget konto, ingen registrering, ingen app. Dokumenten att skicka, en uppladdningskontroll för vart och ett och en rad som anger vilka format vi läser.

Filer som redan har skickats markeras mottagen, så att ingen skickar samma sida två gånger. De flesta kunder öppnar det här i mobilen, fotograferar dokumentet och är klara, så sidan är byggd för det i första hand.

Sedan är det helt enkelt ditt dokument

En uppladdad fil blir direkt en skanning i ditt dokument och går igenom samma igenkänning som allt annat. När du öppnar dokumentet är värdena redan extraherade, vart och ett med sidan det kom från. Varje skanning är märkt med var den kom ifrån, så du ser vad kunden skickade och vad du själv lade till.

Inget längre fram i flödet har specialbehandling: generering, källor och kvoter fungerar precis som förut. Det enda som har ändrats är vem som laddade upp.

Länken är en dörr, så den har lås

En länk är en offentlig adress, och vi behandlar den som en sådan. Tre gränser kontrolleras vid varje enskilt besök, inte i efterhand av ett schemalagt jobb:

• Den går ut. Sju dagar som standard, högst trettio. Därefter slutar den fungera.
• Den har en budget. Tjugo filer som standard. När de har kommit in slutar den ta emot.
• Du kan stänga den. Stäng länken gäller omedelbart; den som öppnar den därefter får veta att den inte längre fungerar, och får inte veta något annat.

Själva adressen är trettiotvå slumpmässiga tecken, sidan indexeras aldrig, uppladdningarna har en hastighetsbegränsning, och filkontrollen är densamma som dina egna uppladdningar passerar: PDF, JPG och PNG, kontrollerade utifrån filens faktiska innehåll snarare än filnamnet. Kunden ser dokumentlistan och inget om din arbetsyta, din mall eller dina andra dokument.

Om kunden bara använder e-post

Vissa kunder skickar ett mejl vad du än ger dem. Där en mottagningsadress är konfigurerad har länken också en: vidarebefordra meddelandet så hamnar bilagorna i dokumentet och fyller de tomma platserna i tur och ordning. Det vi inte kan läsa lämnas utanför och listas i länkens historik, så du ser vad som kom in och kan be om det som saknas.

Var du hittar det

Panelen finns i uppladdningssteget för varje dokument som du fyller i. Hur många länkar du kan ha öppna samtidigt beror på din plan; om du har nått gränsen, stäng en som du inte längre behöver. Steg för steg-guiden finns i hjälpcentret.

Det här är den första av de sju funktioner som vi beskrev i vad vi bygger härnäst. Nästa samlar flera dokument i samma affär i ett ärende, så att en enda uppsättning skanningar fyller i alla.