Fånga avvikelser innan du skriver under

Den tredje funktionen i vågen kommer ur det enda som DocuTract alltid har gjort och som andra verktyg inte gör: den minns var varje värde kom ifrån. Sidan, skanningen, fältet. När det väl är nedskrivet följer en självklar fråga. Om produkten känner till namnet på utdraget och namnet på intyget, varför jämför den dem inte?

Nu gör den det.

Vad en kontroll är

Du beskriver kontrollerna själv, på en mall eller på en hel ärendetyp. Det finns fem slag, och de är fem eftersom det är det som faktiskt går fel i pappersarbete:

• Värden stämmer överens. Namnet på ett ställe mot namnet på ett annat. Jämförelsen är generös där en människa skulle vara det: ”Ivanov O. P.” och ”Ivanov Oleksandr Petrovytj” är en person, ”LLC ’Romashka’” och ”LLC Romashka” är ett företag, och ett kontonummer är samma nummer oavsett om det skrevs med mellanslag eller inte. En kontroll som flaggade sådant skulle stängas av inom en vecka, vilket är värre än att inte ha några kontroller alls.
• Ett datum är inte för tidigt. Ett utdrag som går ut innan hyresavtalet upphör är ett problem den dag det undertecknas, inte den dag någon märker det.
• En summa går ihop, inom en tolerans som du anger, eftersom avrundning på papper är normalt och en saknad rad inte är det.
• Ett tal ligger inom intervallet. En hyra på noll. En avtalstid på fyrahundra månader.
• Ett fält är ifyllt, och, om du begär det, ifyllt från ett dokument i stället för inskrivet. Den sista är den tysta favoriten: ett inskrivet värde är ett värde som ingen har läst av från ett papper.

Varning eller stopp

Varje kontroll är en av två saker. En varning visas på granskningsskärmen och stoppar ingenting. En blockering gör vad den säger: dokumentet genereras inte förrän en person godkänner avvikelsen.

Den skillnaden är hela anledningen till att allvarlighetsgrader finns. Ditt kontor bestämmer vilka avvikelser som inte får nå en underskrift. Vi bestämmer inte det åt dig, och vi släpper inte heller igenom en blockering i tysthet: vägran sker på samma ställe där dokumentets status kontrolleras, så en avvikelse som upptäcks medan någon läste skärmen stoppar ändå den generering som startade ett ögonblick senare.

Ett beslut, registrerat

När en kontroll slår till får du meddelandet, båda värdena och vilket fält och vilken sida vart och ett kom från. Sedan en enda kontroll: Godkänn som det är.

Det är medvetet ingen radering. Avvikelsen var verklig, någon tittade på den och bedömde att papperen är rätt, och det är värt att behålla: vem som godkände den och när finns kvar i registret, och avvikelsen ligger kvar på skärmen, diskret, så att nästa person inte granskar samma sak igen.

Godkännandet är knutet till exakt de värden som inte stämde. Ändra ett av dem efteråt så körs kontrollen igen och frågar igen. Du godkände de värdena, inte regeln.

Alltid aktuellt, aldrig i vägen

Kontrollerna körs efter att en skanning har lästs och efter att ett värde har rättats, över hela ärendet varje gång, eftersom ett värde som hamnar i ett dokument kan lösa en avvikelse i ett annat. Inget att trycka på, inget att vänta på. Om själva kontrollfunktionen fallerar är ditt dokument orört: kontrollerna är ett hjälpmedel, inte ett steg som flödet är beroende av.

De ingår i alla planer. De är ingen separat produkt, de är vad ”varje värde har en källa” alltid var till för. Dina egna regler, till skillnad från dem vi levererar, ingår i den betalda anpassningen, liksom övriga inställningar.

Vad som kommer härnäst

Den fjärde funktionen är ett partsregister: hyresvärden, arbetsgivaren, motparten som du skriver in igen för varje affär, sparade en gång med källan för varje värde och datumet då det lästes, så att ett inaktuellt fält säger det i stället för att fyllas i i tysthet.

Hela listan finns i vad vi bygger härnäst, och steg för steg-guiden för kontroller finns i hjälpcentret.