Predloga iz dokumenta, ki ga že imate

Vsaka pisarna že ima svoje predloge. Le da se tako ne imenujejo: to je pogodba iz prejšnjega meseca z imenom druge stranke, shranjena kot „pogodba_koncna_2.docx“. Če ste eno od njih želeli spremeniti v pravo predlogo, ste jo morali odpreti in vsako ime, datum in številko ročno nadomestiti z oznako, kot je {{full_name}}. Pri desetstranski pogodbi je to celo popoldne, in zlahka spregledate tisti en datum na sedmi strani.

Ta korak je zdaj neobvezen.

Dve poti

Ko ustvarjate predlogo, izberete, kako boste DocuTract dali svoj dokument:

• Dokument z oznakami. Če že uporabljate oznake {{placeholder}}, naložite datoteko in DocuTract jih najde ter navede, da jih povežete.
• Običajen končan dokument. Naložite pogodbo natanko takšno, kot je bila podpisana. DocuTract jo prebere in predlaga mesta, ki so videti kot podatki o določeni stranki ali poslu: imena, datume, številke dokumentov, naslove, zneske. Predloge pregledate, obdržite, kar je prav, opustite, kar ni, in postanejo polja predloge.

Vse drugo ostane tako, kot sta napisala vaš pravnik ali računovodja: besedilo, oblikovanje, pisave, številčenje členov.

Čarovnik, korak za korakom

Čarovnik vas skozi postopek vodi v treh korakih:

1. Vrste skenov. Iz katerih dokumentov se bo ta predloga izpolnjevala: potni list, izpisek iz registra, prometno dovoljenje. Izberite iz kataloga ali opišite svojega.
2. Polja. Za vsak sken, katere vrednosti želite iz njega prebrati.
3. Primer dokumenta. Naložite .docx. DocuTract poveže njegova polja z vrednostmi iz drugega koraka in vam pokaže, kako bo izpolnjeno vsako mesto v dokumentu.

Vsako polje dobi vir. Iz skena pomeni, da se prebere iz naloženega dokumenta. Sistem pomeni, da se izpolni samo: današnji datum, številka dokumenta, oseba, ki pripravlja dokument. Ročni vnos pomeni, da ga nekdo vnese med izpolnjevanjem.

Kaj se zgodi z dokumentom, ki ga naložite

Besedilo primera dokumenta analizira isti ponudnik AI, ki bere vaše skene, pod enakimi pogoji: uporablja se za pripravo vaše predloge in nikoli za učenje modelov. Kateri ponudnik je to in kje obdeluje podatke, je navedeno v naši pogodbi o obdelavi podatkov.

Kje začeti

Vzemite dokument, ki ga vaša ekipa najpogosteje prepisuje, tistega, ki že obstaja v desetih nekoliko različnih kopijah, in naložite najčistejšo med njimi. Datoteka predloge ima lahko do 10 MB. Celoten postopek je opisan v centru za pomoč.