Шаблон из документа, который у вас уже есть

Шаблоны есть в каждом офисе. Просто они так не называются: это договор прошлого месяца с именем другого клиента, сохранённый как «договор_финал_2.docx». Чтобы сделать из него настоящий шаблон, раньше нужно было открыть файл и вручную заменить каждое имя, дату и номер на метку вроде {{full_name}}. На десятистраничном договоре это полдня, и легко пропустить одну дату на седьмой странице.

Теперь этот шаг необязателен.

Два способа

Создавая шаблон, вы выбираете, как передать DocuTract документ:

• Документ с метками. Если вы уже используете метки {{placeholder}}, загрузите файл, и DocuTract найдёт их и выведет списком, чтобы вы их настроили.
• Обычный готовый документ. Загрузите договор ровно таким, каким его подписали. DocuTract прочитает его и предложит места, похожие на данные конкретного клиента или сделки: имена, даты, номера документов, адреса, суммы. Вы просматриваете предложения, оставляете верные, убираете лишние, и они становятся полями шаблона.

Всё остальное остаётся таким, как написал ваш юрист или бухгалтер: формулировки, оформление, шрифты, нумерация пунктов.

Мастер по шагам

Мастер проводит через это в три шага:

1. Типы сканов. Из каких документов будет заполняться шаблон: паспорт, выписка из реестра, техпаспорт. Выберите из каталога или опишите свой.
2. Поля. Какие значения нужно прочитать из каждого скана.
3. Пример документа. Загрузите .docx. DocuTract сопоставит его поля со значениями из второго шага и покажет, чем будет заполнено каждое место в документе.

У каждого поля есть источник. Скан — значение читается из загруженного документа. Система — заполняется само: сегодняшняя дата, номер документа, человек, который его готовит. Вручную — его вводят при заполнении.

Что происходит с загруженным документом

Текст документа-примера анализирует тот же ИИ-провайдер, который читает ваши сканы, на тех же условиях: текст используется, чтобы подготовить шаблон, и никогда не используется для обучения моделей. Какой это провайдер и где он обрабатывает данные, указано в нашем Соглашении об обработке данных.

С чего начать

Возьмите документ, который ваша команда перепечатывает чаще всего, тот, что уже существует в десяти немного разных копиях, и загрузите самую аккуратную из них. Файл шаблона может быть до 10 МБ. Подробная инструкция — в справочном центре.