Un șablon din documentul pe care îl aveți deja

Orice birou are deja șabloanele sale. Doar că nu se numesc așa: sunt contractul de luna trecută cu numele altui client, salvat ca „contract_final_2.docx”. Transformarea unuia dintre ele într-un șablon adevărat însemna să-l deschideți și să înlocuiți manual fiecare nume, dată și număr cu un marcaj precum {{full_name}}. La un contract de zece pagini, asta înseamnă o după-amiază întreagă, și este ușor să scăpați acea singură dată de pe pagina șapte.

Acest pas este acum opțional.

Două căi de intrare

Când creați un șablon, alegeți cum îi dați lui DocuTract documentul:

• Un document cu marcaje. Dacă folosiți deja marcaje {{placeholder}}, încărcați fișierul, iar DocuTract le găsește și le afișează într-o listă, ca să le puteți asocia.
• Un document finalizat obișnuit. Încărcați contractul exact așa cum a fost semnat. DocuTract îl citește și propune locurile care arată ca date despre un anumit client sau o anumită tranzacție: nume, date, numere de documente, adrese, sume. Parcurgeți propunerile, le păstrați pe cele corecte, renunțați la celelalte, iar ele devin câmpurile șablonului.

Tot restul rămâne așa cum l-a scris juristul sau contabilul dvs.: formularea, formatarea, fonturile, numerotarea clauzelor.

Asistentul, pas cu pas

Asistentul vă ghidează în trei pași:

1. Tipuri de scanări. Din ce documente va fi completat acest șablon: un pașaport, un extras dintr-un registru, un certificat de înmatriculare a vehiculului. Alegeți din catalog sau descrieți-vă propriul tip.
2. Câmpuri. Pentru fiecare scanare, ce valori doriți să fie citite din ea.
3. Document-exemplu. Încărcați fișierul .docx. DocuTract potrivește câmpurile lui cu valorile de la pasul doi și vă arată cum va fi completat fiecare loc din document.

Fiecare câmp primește o sursă. Scanare înseamnă că este citit dintr-un document încărcat. Sistem înseamnă că se completează singur: data de azi, un număr de document, persoana care pregătește documentul. Manual înseamnă că cineva îl tastează la completare.

Ce se întâmplă cu documentul încărcat

Textul documentului-exemplu este analizat de același furnizor de AI care vă citește scanările, în aceleași condiții: este folosit pentru a vă pregăti șablonul și nu este folosit niciodată pentru antrenarea modelelor. Care este acest furnizor și unde prelucrează datele este indicat în Acordul nostru de prelucrare a datelor.

De unde să începeți

Luați documentul pe care echipa dvs. îl retastează cel mai des, cel care există deja în zece copii ușor diferite, și încărcați-o pe cea mai curată dintre ele. Un fișier de șablon poate avea până la 10 MB. Ghidul complet se află în centrul de ajutor.