Um modelo a partir do documento que já tem

Todos os escritórios já têm os seus modelos. Só que não lhes chamam assim: são o contrato do mês passado com o nome de outro cliente, guardado como «contrato_final_2.docx». Transformar um deles num modelo a sério significava abri-lo e substituir à mão cada nome, data e número por um marcador como {{full_name}}. Num contrato de dez páginas, isso é uma tarde inteira, e é fácil deixar escapar aquela única data na página sete.

Esse passo passou a ser opcional.

Duas formas de começar

Ao criar um modelo, escolhe como entregar o seu documento ao DocuTract:

• Um documento com marcadores. Se já usa marcadores {{placeholder}}, carregue o ficheiro e o DocuTract encontra-os e lista-os para que os associe.
• Um documento comum, já concluído. Carregue o contrato tal como foi assinado. O DocuTract lê-o e propõe os pontos que parecem dados de um cliente ou de um negócio concreto: nomes, datas, números de documentos, moradas, montantes. Percorre as propostas, mantém o que está certo, descarta o que não está, e elas tornam-se os campos do modelo.

Tudo o resto fica tal como o seu advogado ou contabilista o escreveu: a redação, a formatação, os tipos de letra, a numeração das cláusulas.

O assistente, passo a passo

O Assistente guia-o em três passos:

1. Tipos de digitalização. A partir de que documentos este modelo vai ser preenchido: um passaporte, uma certidão do registo, um certificado de matrícula. Escolha do catálogo ou descreva os seus.
2. Campos. Para cada digitalização, que valores pretende que sejam lidos.
3. Documento de exemplo. Carregue o .docx. O DocuTract associa os seus campos aos valores do passo dois e mostra-lhe como cada ponto do documento vai ser preenchido.

Cada campo recebe uma fonte. Digitalização significa que é lido de um documento carregado. Sistema significa que é preenchido automaticamente: a data de hoje, um número de documento, a pessoa que prepara o documento. Manual significa que alguém o escreve durante o preenchimento.

O que acontece ao documento que carrega

O texto do documento de exemplo é analisado pelo mesmo fornecedor de IA que lê as suas digitalizações, nas mesmas condições: é usado para preparar o seu modelo e nunca é usado para treinar modelos. O fornecedor em causa, e o local onde trata os dados, constam do nosso Acordo de Tratamento de Dados.

Por onde começar

Pegue no documento que a sua equipa mais vezes volta a escrever, aquele que já existe em dez cópias ligeiramente diferentes, e carregue a mais limpa delas. Um ficheiro de modelo pode ter até 10 MB. O guia completo está no centro de ajuda.