Dane, które wpisujesz za każdym razem

W przygotowywaniu dokumentów jest szczególny rodzaj nudy, który nie ma nic wspólnego z dokumentami. Ten sam wynajmujący pojawia się w dziewięciu umowach najmu rocznie. Kod rejestrowy tej samej firmy jest wpisywany za każdym razem, gdy ktoś sporządza fakturę. Nikt już nie odczytuje tych danych ze skanu; odczytuje je z ostatniego dokumentu, z karteczki albo z pamięci.

DocuTract teraz je przechowuje – i to uczciwie.

Zapisywane z ekranu, na który i tak patrzysz

Właściwy moment na zapisanie kontrahenta to chwila, w której ktoś właśnie potwierdził jego dane. Dlatego przycisk jest na ekranie wyniku, obok wartości: Zapisz tę stronę. Karta powstaje z tego, co jest na ekranie, wraz ze skanem, z którego pochodzi każda wartość, i datą jej odczytu.

Ta ostatnia część to cała idea. Zapisany rachunek bankowy jest przydatny. Zapisany rachunek bankowy z informacją „odczytano 3 marca” jest przydatny i uczciwy, bo osoba, która go używa, widzi, na ile może mu ufać.

Wypełniane z powrotem, bez wchodzenia Ci w drogę

Wybierz stronę przy przygotowywaniu kolejnego dokumentu, a jej pola się wypełnią. Dwa ograniczenia, oba celowe:

• Zmieniane są tylko pola, które Twój szablon odczytuje ze skanu. Wartość, którą szablon oblicza lub którą zawsze wpisujesz, należy do Ciebie.
• Wartość, którą sam poprawiłeś, nigdy nie jest nadpisywana. Katalog to punkt wyjścia, a nie druga opinia o Twojej decyzji.

A pochodzenie przetrwa całą drogę: karta pamięta skan, z którego odczytano wartość, więc dokument wypełniony z katalogu nadal potrafi odpowiedzieć na pytanie „skąd to się wzięło” wskazaniem strony, a nie wzruszeniem ramion.

Wszystko, co dość stare, to sygnalizuje

Po sześciu miesiącach wartość jest oznaczana na karcie jako „sprawdź ponownie” i wszędzie, gdzie jest proponowana. Nadal jest proponowana. Ty wiesz, czy rachunek bankowy się zmienił; my nie, a produkt, który po cichu by go wstrzymał, podejmowałby tę decyzję za Ciebie.

Zmiana wartości nie usuwa też starej. Poprzednia wartość zostaje w historii, więc na pytanie „co było na karcie, gdy generowano tamten dokument” jest odpowiedź.

Archiwizowane, nie usuwane

Strona, która nie jest już aktualna, jest archiwizowana. Dokumenty, które już wygenerowałeś, odwołują się do karty, a porządkowanie listy nie jest warte zerwania tego powiązania. Zarchiwizowana karta znika z listy wyboru i pozostaje w rejestrze.

Gdzie to się mieści

Katalog jest częścią planu Pro i wyższych. Jeśli przestrzeń robocza przejdzie na plan bez niego, zachowuje to, co ma, i nadal wypełnia z tego dokumenty; przestaje działać tylko dodawanie i zmienianie kart. Odbieranie danych, które ktoś wprowadził, byłoby dziwnym sposobem sprzedawania planu.

Co dalej

Piąta funkcja to bloki warunkowe i wersje szablonów: klauzula, która pojawia się tylko wtedy, gdy jest poręczyciel, sekcja powtarzana dla każdego najemcy i zapis o tym, z której wersji szablonu powstał każdy dokument.

Cała lista jest we wpisie nad czym pracujemy dalej, a opis katalogu krok po kroku – w centrum pomocy.