Nad czym pracujemy dalej

Do tej pory DocuTract bardzo dobrze wykonywał jedno zadanie: raz tworzysz szablon, przesyłasz skany, a gotowy dokument wraca ze źródłem zapisanym dla każdej wartości. To zadanie zostaje dokładnie takie, jakie jest. W kilku kolejnych wydaniach zmieni się wszystko wokół niego, bo właśnie tam naprawdę ucieka czas.

Zadaliśmy sobie proste pytanie: co po wygenerowaniu dokumentu człowiek nadal robi ręcznie? Odpowiedzi zamieniły się w siedem poniższych funkcji. Będziemy je wydawać po kolei, każdą z takim wpisem jak ten i nową sekcją w centrum pomocy.

1. Zbieranie dokumentów od klienta

Dziś skany przesyłasz sam. Wkrótce zamiast tego będziesz mógł wysłać klientowi jednorazowy link: otworzy go w przeglądarce, wrzuci swoje dokumenty, a pliki trafią do Twojej przestrzeni roboczej, od razu przypisane do właściwej sprawy. Po jego stronie konto nie będzie potrzebne, a zdjęcia nie będą przychodzić trzema różnymi komunikatorami. Link wygasa, można go cofnąć i przyjmuje tylko formaty, które faktycznie potrafimy odczytać.

2. Sprawy: jeden zestaw skanów, kilka dokumentów

Pojedyncza transakcja rzadko wymaga jednego dokumentu. Najem wymaga samej umowy najmu, protokołu zdawczo-odbiorczego i często faktury, a wszystkie są wypełniane z tej samej garstki skanów. Sprawa je grupuje: przesyłasz dokumenty raz, a każdy szablon w sprawie odczytuje te same zweryfikowane wartości. Popraw datę w jednym miejscu, a będzie poprawna wszędzie.

3. Kontrole krzyżowe między dokumentami

Gdy dwa skany się nie zgadzają, zwykle właśnie wtedy może prześlizgnąć się błąd. Nazwisko na wyciągu nie zgadza się z nazwiskiem na zaświadczeniu, kwota w zestawieniu przeczy warunkom umowy, data wypada poza okresem. Zamiast liczyć na to, że ktoś to zauważy, DocuTract porówna wartości między dokumentami w sprawie i pokaże konflikty, zanim cokolwiek wygenerujesz.

4. Katalog stron

Ten sam wynajmujący, ta sama firma, te same dane bankowe – wpisywane od nowa przy każdej nowej transakcji. Katalog stron przechowuje je raz: wybierasz stronę, a jej pola wypełniają się z karty, podczas gdy skany nadal wypełniają wszystko, co jest specyficzne dla tej sprawy. Każdy wygenerowany dokument po cichu aktualizuje katalog.

5. Bloki warunkowe i wersje szablonów

Prawdziwe umowy to nie stały tekst. Klauzula pojawia się tylko wtedy, gdy jest kaucja; akapit o zwierzętach pasuje do niektórych umów najmu, a do innych nie. Bloki warunkowe pozwalają szablonowi zawierać sekcję w zależności od danych, zamiast zmuszać Cię do utrzymywania pięciu niemal identycznych szablonów. A ponieważ szablony się zmieniają, każdy z nich będzie przechowywać historię wersji, więc dokument wygenerowany w zeszłym miesiącu zawsze da się wyjaśnić.

6. Połączenie DocuTract z Twoimi systemami

Niektórzy z Was mają już CRM, portal albo skrypt, który wie, kiedy potrzebny jest dokument. Publiczne API, webhooki uruchamiane, gdy dokument jest gotowy, oraz eksport wyodrębnionych wartości pozwolą DocuTract działać wewnątrz tego procesu, a nie obok niego. Wysyłanie gotowego dokumentu do podpisu należy do tego samego wydania.

7. Generowanie seryjne

Ten sam szablon, trzydzieści różnych zestawów danych: trzydzieści umów o pracę, trzydzieści zawiadomień, trzydzieści zaświadczeń. Generowanie seryjne przyjmuje tabelę wartości lub folder spraw i tworzy cały stos za jednym uruchomieniem, z czytelnym raportem tego, co się udało, a co wymaga uwagi człowieka.

Jak to będzie się pojawiać

Każda funkcja to osobne wydanie. Gdy któraś zostanie wydana, znajdziesz:

wpis tutaj, wyjaśniający, co robi i jak wygląda w interfejsie,
nową sekcję w centrum pomocy z opisem krok po kroku,
i samą funkcję, działającą w Twojej przestrzeni roboczej.

Nic z tej listy nie zmienia działania rdzenia ani tego, za co już płacisz. Jeśli któraś z tych siedmiu jest dla Ciebie ważniejsza od pozostałych, napisz nam o tym przez stronę kontaktową, a przesunie się wyżej w kolejce.