Jeden zestaw skanów, kilka dokumentów

Druga funkcja tej fali odpowiada na skargę, którą niemal tymi samymi słowami słyszeliśmy od wszystkich: „nigdy nie chodzi o jeden dokument”. Do umowy najmu dochodzi protokół zdawczo-odbiorczy i zwykle faktura. To trzy różne dokumenty o różnej treści, wypełniane z tych samych pięciu skanów. Do dziś DocuTract kazał przesyłać te pięć skanów trzy razy i trzy razy sprawdzać nazwisko tego samego najemcy.

Teraz transakcja to sprawa, a sprawa jest miejscem, w którym pracujesz.

Opisz pakiet raz

Typ sprawy to zestaw szablonów, które zawsze przygotowujesz razem, w kolejności, w jakiej je przygotowujesz. Definiujesz go raz: „najem mieszkania” to umowa najmu, protokół i faktura. Potem rozpoczęcie sprawy to dwa pola: który pakiet i jak nazwać tę transakcję.

Prześlij raz – dla wszystkiego

Sprawa prosi o sumę tego, czego potrzebują jej szablony, według rodzaju dokumentu. Trzy szablony wymagające wyciągu z rejestru nieruchomości to jeden wiersz na ekranie, a nie trzy. Prześlij go raz, a każdy dokument, który go potrzebował, już go ma.

Z wartościami jest tak samo. Skan jest odczytywany raz, każda wartość zachowuje stronę, z której pochodzi, a odczyt jest współdzielony: nazwisko najemcy trafia do umowy, protokołu i faktury w tym samym momencie. Popraw je w jednym z nich, a poprawka trafi do pozostałych.

Z jednym wyjątkiem – celowym. Jeśli dokument ma już własną poprawkę, nie jest ruszany. Czasem dokument naprawdę mówi coś innego, a produkt, który „usłużnie” by to nadpisał, byłby gorszy niż taki, który nic nie robi. Wartość należy do sprawy; celowa różnica pozostaje celową różnicą.

Jeden przycisk

Złóż pakiet generuje każdy dokument, który nie został jeszcze wygenerowany. Zanim go naciśniesz, ekran pokazuje, ile ich jest, bo ta liczba to zarazem cena: pakiet czterech dokumentów to cztery generowania.

Jeśli w Twoim planie nie zostało ich tyle, nic się nie uruchomi. Zobaczysz, czego potrzebuje pakiet i ile masz, zamiast skończyć z dwoma gotowymi dokumentami, dwoma brakującymi i bez pojęcia, który jest który. Gotowy pakiet pobierasz dokument po dokumencie lub jako jedno archiwum zip.

Nic, co już znasz, się nie przesunęło

Dokument nadal jest dokumentem. Otwiera się na własnym ekranie, tam poprawia się jego wartości, a szablon wypełniany samodzielnie działa dokładnie tak jak wcześniej – słowo „sprawa” w ogóle nie pojawia się w tym procesie.

Pod spodem każdy dokument należy teraz do sprawy, łącznie z tymi, które przygotowałeś przed dzisiejszym dniem: wraz z tym wydaniem zostały przeniesione do własnych spraw razem ze swoimi skanami. Sprawa z jednym dokumentem zachowuje się dokładnie tak, jak wcześniej zachowywał się dokument, dlatego w procesie pojedynczego dokumentu nic nie musiało się zmienić.

Co dalej

Trzecia funkcja to kontrole krzyżowe: gdy dwa skany w sprawie się nie zgadzają (nazwisko zapisane inaczej, kwota, która się nie sumuje, data poza okresem), DocuTract pokaże konflikt, zanim cokolwiek wygenerujesz, z obiema wartościami i obydwoma źródłami.

Pełna lista jest we wpisie nad czym pracujemy dalej, a opis spraw krok po kroku – w centrum pomocy.