Wyślij link zamiast gonić za plikami

Do dziś DocuTract zaczynał o jeden krok za późno. Zanim cokolwiek dało się wypełnić, ktoś musiał zebrać skany: zdjęcie w jednym komunikatorze, PDF w załączniku e-maila, druga kopia tej samej strony, bo pierwsza była nieczytelna. Produkt robił swoje w kilka sekund – po porannej administracyjnej krzątaninie, w której nie brał udziału.

Ten krok jest teraz w produkcie.

Poproś, a klient wyśle

Otwórz przygotowywany dokument i kliknij Poproś klienta o dokumenty. DocuTract utworzy prywatny link i to cała czynność: skopiuj go, wyślij e-mailem, na czacie lub w komunikatorze i zajmij się czymś innym.

Panel pozostaje obok dokumentu. Pokazuje link, ile plików dotarło z dostępnego limitu i dzień, w którym przestanie działać, więc na pierwszy rzut oka widzisz, czy klient zrobił swoje, bez pisania z pytaniem.

Co właściwie widzi klient

Jedną stronę, w języku, w którym pracowałeś, i nic więcej. Bez konta, bez rejestracji, bez aplikacji. Dokumenty do wysłania, jedno pole przesyłania na każdy i informację, jakie formaty odczytujemy.

Już wysłane pliki są oznaczone jako otrzymano, więc nikt nie wyśle tej samej strony dwa razy. Większość klientów otwiera stronę na telefonie, fotografuje dokument i gotowe, dlatego strona jest zaprojektowana przede wszystkim z myślą o tym.

A potem to po prostu Twój dokument

Przesłany plik od razu staje się skanem Twojego dokumentu i przechodzi takie samo rozpoznawanie jak wszystko inne. Gdy otworzysz dokument, wartości są już wyodrębnione, każda ze stroną, z której pochodzi. Każdy skan ma oznaczenie, skąd pochodzi, więc widzisz, co przysłał klient, a co dodałeś sam.

Dalej nic nie jest traktowane wyjątkowo: generowanie, źródła i limity działają dokładnie tak jak wcześniej. Zmieniło się tylko to, kto przesyła pliki.

Link to drzwi, więc ma zamki

Link to publiczny adres i tak go traktujemy. Trzy limity są sprawdzane przy każdej wizycie, a nie sprzątane później przez zadanie w tle:

• Wygasa. Domyślnie po siedmiu dniach, najpóźniej po trzydziestu. Potem przestaje działać.
• Ma limit. Domyślnie dwadzieścia plików. Gdy dotrą, przestaje przyjmować kolejne.
• Możesz go zamknąć. Zamknij link działa natychmiast; każdy, kto otworzy go później, dowie się, że już nie działa, i niczego więcej.

Sam adres to trzydzieści dwa losowe znaki, strona nigdy nie jest indeksowana, przesyłanie ma limity częstotliwości, a pliki przechodzą przez tę samą kontrolę co Twoje własne: PDF, JPG i PNG, sprawdzane na podstawie faktycznej zawartości, a nie nazwy pliku. Klient widzi listę dokumentów i nic o Twojej przestrzeni roboczej, Twoim szablonie ani Twoich innych dokumentach.

Jeśli klient korzysta tylko z poczty

Niektórzy klienci wyślą e-mail bez względu na to, co im dasz. Tam, gdzie skonfigurowano adres do przyjmowania dokumentów, link też go ma: przekaż wiadomość dalej, a załączniki trafią do dokumentu, po kolei wypełniając puste pozycje. To, czego nie potrafimy odczytać, jest pomijane i wymienione w historii linku, więc widzisz, co dotarło, i możesz poprosić o brakujące.

Gdzie to znaleźć

Panel znajduje się na kroku przesyłania każdego wypełnianego dokumentu. Liczba linków, które możesz mieć jednocześnie otwarte, zależy od Twojego planu; jeśli osiągniesz limit, zamknij link, którego już nie potrzebujesz. Opis krok po kroku znajdziesz w centrum pomocy.

To pierwsza z siedmiu funkcji, które opisaliśmy we wpisie nad czym pracujemy dalej. Kolejna grupuje kilka dokumentów tej samej transakcji w jedną sprawę, tak aby jeden zestaw skanów wypełniał je wszystkie.