Wychwytywanie rozbieżności przed podpisaniem

Trzecia funkcja tej fali wyrasta z jednej rzeczy, którą DocuTract robił zawsze, a inne narzędzia nie: pamięta, skąd pochodzi każda wartość. Strona, skan, pole. Skoro to jest zapisane, nasuwa się oczywiste pytanie. Jeśli produkt zna nazwisko na wyciągu i nazwisko na zaświadczeniu, to dlaczego ich nie porównuje?

Teraz porównuje.

Czym jest kontrola

Kontrole opisujesz sam – w szablonie lub w całym typie sprawy. Jest pięć rodzajów i jest ich pięć, bo właśnie to w dokumentach naprawdę idzie nie tak:

• Wartości są zgodne. Nazwisko w jednym miejscu w porównaniu z nazwiskiem w innym. Porównanie jest wyrozumiałe tam, gdzie byłby nim człowiek: „Ivanov O. P.” i „Ivanov Oleksandr Petrovych” to jedna osoba, „TOW «Romashka»” i „TOW Romashka” to jedna firma, a numer rachunku to ten sam numer bez względu na to, czy wpisano go ze spacjami. Kontrolę, która by to zgłaszała, wyłączono by w ciągu tygodnia, a to gorsze niż brak jakichkolwiek kontroli.
• Data nie jest za wczesna. Wyciąg, który traci ważność przed końcem najmu, jest problemem w dniu podpisania, a nie w dniu, w którym ktoś to zauważy.
• Suma się zgadza, z tolerancją, którą ustalasz, bo zaokrąglenia na papierze są normalne, a brakujący wiersz – nie.
• Liczba mieści się w zakresie. Czynsz równy zero. Okres czterystu miesięcy.
• Pole jest wypełnione, a jeśli tego wymagasz – wypełnione z dokumentu, a nie wpisane ręcznie. Ta ostatnia to cichy faworyt: wpisana wartość to wartość, której nikt nie odczytał z papieru.

Ostrzeżenie albo stop

Każda kontrola jest jedną z dwóch rzeczy. Ostrzeżenie pojawia się na ekranie sprawdzania i niczego nie zatrzymuje. Blokada robi to, co mówi nazwa: dokument nie zostanie wygenerowany, dopóki człowiek nie zaakceptuje rozbieżności.

To rozróżnienie jest jedynym powodem istnienia poziomów ważności. To Twoje biuro decyduje, które rozbieżności nie mogą dotrzeć do podpisu. Nie decydujemy o tym za Ciebie i nie przepuszczamy po cichu blokady: odmowa następuje w tym samym miejscu, w którym sprawdzany jest status dokumentu, więc rozbieżność zgłoszona, gdy ktoś czytał ekran, nadal zatrzyma generowanie rozpoczęte chwilę później.

Jedna decyzja, zapisana

Gdy kontrola zadziała, otrzymujesz komunikat, obie wartości oraz pole i stronę, z których każda pochodzi. Do tego jeden przycisk: Zaakceptuj bez zmian.

To celowo nie jest usunięcie. Rozbieżność była prawdziwa, ktoś ją obejrzał i uznał, że dokumenty są poprawne, a to warto zachować: kto ją zaakceptował i kiedy, zostaje w rejestrze, a rozbieżność pozostaje na ekranie – dyskretnie – żeby kolejna osoba nie badała tego samego od nowa.

Akceptacja jest przypięta do dokładnie tych wartości, które się nie zgadzały. Zmień później jedną z nich, a kontrola uruchomi się ponownie i znów zapyta. Zaakceptowałeś te wartości, a nie regułę.

Zawsze aktualne, nigdy nie przeszkadzają

Kontrole uruchamiają się po odczytaniu skanu i po poprawieniu wartości, za każdym razem w całej sprawie, ponieważ wartość, która trafia do jednego dokumentu, może rozwiązać rozbieżność w innym. Nie trzeba niczego naciskać ani na nic czekać. Jeśli zawiedzie sam mechanizm kontroli, Twój dokument pozostaje nietknięty: kontrole są pomocą, a nie krokiem, od którego zależy cały proces.

Są dostępne w każdym planie. To nie osobny produkt, tylko to, czemu od początku służyła zasada „każda wartość ma źródło”. Własne reguły, w odróżnieniu od tych, które dostarczamy, są częścią płatnej personalizacji, jak pozostałe ustawienia.

Co dalej

Czwarta funkcja to katalog stron: wynajmujący, pracodawca, kontrahent, których wpisujesz od nowa przy każdej transakcji, zapisani raz ze źródłem każdej wartości i datą jej odczytu, tak aby nieaktualne pole to sygnalizowało, zamiast być wypełniane po cichu.

Cała lista jest we wpisie nad czym pracujemy dalej, a opis kontroli krok po kroku – w centrum pomocy.