Ett sett med skanninger, flere dokumenter

Den andre funksjonen i bølgen svarer på en klage vi hørte med nesten de samme ordene fra alle: «det er aldri bare ett dokument». En leiekontrakt kommer med en overtakelsesprotokoll og som regel en faktura. De tre er forskjellige papirer med forskjellig ordlyd, og de fylles ut fra de samme fem skanningene. Frem til i dag fikk DocuTract deg til å laste opp de fem skanningene tre ganger og kontrollere den samme leietakerens navn tre ganger.

Nå er en handel en sak, og saken er det du arbeider i.

Beskriv pakken én gang

En sakstype er settet med maler du alltid klargjør sammen, i den rekkefølgen du klargjør dem. Du definerer den én gang: «boligleie» er leiekontrakten, protokollen og fakturaen. Etter det er det å starte en sak bare to felt: hvilken pakke, og hva denne handelen skal hete.

Last opp én gang, for alt sammen

Saken ber om summen av det malene trenger, etter type dokument. Tre maler som ber om en grunnboksutskrift, er én linje på skjermen, ikke tre. Send den én gang, så har hvert dokument som trengte den, den.

Verdiene fungerer på samme måte. En skanning leses én gang, hver verdi beholder siden den kom fra, og lesingen deles: leietakerens navn går inn i leiekontrakten, protokollen og fakturaen i samme øyeblikk. Retter du det i ett av dem, følger rettelsen med til de andre.

Med ett unntak, og det er med vilje. Hvis et dokument allerede har en egen rettelse, blir det latt være. Noen ganger sier et papir faktisk noe annet, og et produkt som «hjelpsomt» overskrev det, ville vært verre enn et som ikke gjør noe. En verdi tilhører saken; en bevisst forskjell forblir en bevisst forskjell.

Én knapp

Sett sammen pakken genererer hvert dokument som ikke er generert ennå. Før du trykker, viser skjermen hvor mange det er, fordi det tallet også er prisen: en pakke på fire er fire genereringer.

Hvis planen din ikke har så mange igjen, kjøres ingenting. Du får vite hva pakken trenger, og hva du har, i stedet for å ende opp med to ferdige dokumenter, to manglende og ingen anelse om hvilke som er hvilke. Den ferdige pakken lastes ned dokument for dokument eller som én zip-fil.

Ingenting du allerede kan, er flyttet

Et dokument er fortsatt et dokument. Det åpnes på sin egen skjerm, verdiene rettes der, og en mal du fyller ut alene, fungerer akkurat som før, og ordet «sak» dukker aldri opp i den flyten.

Under panseret ligger nå hvert dokument i en sak, også dem du klargjorde før i dag: de ble flyttet inn i en egen sak, med skanningene sine, da denne versjonen kom. En sak med ett dokument oppfører seg nøyaktig som et dokument gjorde, og derfor måtte ingenting i flyten for enkeltdokumenter endres.

Hva som kommer nå

Den tredje funksjonen er krysskontroller: når to av skanningene i en sak ikke stemmer overens (et navn stavet forskjellig, et beløp som ikke stemmer, en dato utenfor perioden), viser DocuTract konflikten før du genererer noe, med begge verdiene og begge kildene.

Hele listen finner du i hva vi bygger videre, og trinnvis veiledning for saker finner du i hjelpesenteret.