Hva vi bygger videre

Til nå har DocuTract gjort én jobb svært godt: du lager en mal én gang, laster opp skanningene, og et ferdig dokument kommer tilbake med en registrert kilde for hver verdi. Den jobben blir akkurat som den er. Det som endres i løpet av de neste lanseringene, er alt rundt den, fordi det er der tiden faktisk går.

Vi stilte oss selv et enkelt spørsmål: når et dokument er generert, hva gjør en person fortsatt for hånd? Svarene ble til de sju funksjonene nedenfor. Vi kommer til å lansere dem én om gangen, hver med et innlegg som dette og en ny seksjon i hjelpesenteret.

1. Innhenting av dokumenter fra kunden

I dag laster du opp skanningene selv. Snart kan du i stedet sende en kunde en engangslenke: de åpner den i en nettleser, slipper inn dokumentene sine, og filene havner i arbeidsområdet ditt, allerede knyttet til riktig sak. Ingen konto nødvendig på deres side, ingen bilder som kommer via tre forskjellige meldingsapper. Lenken utløper, kan tilbakekalles og tar bare imot formatene vi faktisk kan lese.

2. Saker: ett sett med skanninger, flere dokumenter

En enkelt handel trenger sjelden bare ett dokument. En leieavtale trenger selve leiekontrakten, en overtakelsesprotokoll og ofte en faktura, alle fylt ut fra de samme få skanningene. En sak samler dem: du laster opp dokumentene én gang, og hver mal i saken leser de samme kontrollerte verdiene. Retter du en dato ett sted, er den riktig overalt.

3. Krysskontroller mellom dokumenter

Når to skanninger ikke stemmer overens, er det vanligvis da en feil ville sluppet gjennom. Navnet i utskriften stemmer ikke med navnet i attesten, beløpet i kontoutskriften motsier vilkårsoversikten, en dato faller utenfor perioden. I stedet for å håpe at noen legger merke til det, kommer DocuTract til å sammenligne verdiene på tvers av dokumentene i en sak og vise konfliktene før du genererer noe.

4. Et partsregister

Den samme utleieren, det samme selskapet, de samme bankopplysningene, skrevet inn på nytt for hver ny handel. Et partsregister lagrer dem én gang: du velger en part, og feltene fylles ut fra kortet, mens skanningene fortsatt fyller ut alt som er spesifikt for denne saken. Hvert generert dokument holder registeret oppdatert i det stille.

5. Betingede blokker og malversjoner

Ekte kontrakter er ikke fast tekst. En klausul vises bare når det finnes et depositum; et avsnitt om kjæledyr hører hjemme i noen leiekontrakter og ikke i andre. Betingede blokker lar en mal ta med en seksjon ut fra dataene, i stedet for å tvinge deg til å ha fem nesten like maler. Og fordi maler endrer seg, får hver av dem en versjonshistorikk, så et dokument som ble generert forrige måned, alltid kan forklares.

6. Koble DocuTract til dine egne systemer

Noen av dere har allerede et CRM, en portal eller et skript som vet når et dokument trengs. Et offentlig API, webhooks som utløses når et dokument er klart, og eksport av de uttrukne verdiene lar DocuTract ligge inne i den flyten i stedet for ved siden av den. Sending av det ferdige dokumentet til signering hører hjemme i den samme lanseringen.

7. Bunkegenerering

Den samme malen, tretti forskjellige datasett: tretti arbeidsavtaler, tretti varsler, tretti attester. Bunkegenerering tar en tabell med verdier eller en mappe med saker og lager hele bunken i én kjøring, med en tydelig rapport om hva som lyktes, og hva som trenger et menneske.

Slik kommer dette

Hver funksjon er en egen lansering. Når en blir lansert, finner du:

• et innlegg her som forklarer hva den gjør, og hvordan den ser ut i grensesnittet,
• en ny seksjon i hjelpesenteret med trinnvis veiledning,
• og selve funksjonen, i drift i arbeidsområdet ditt.

Ingenting i listen endrer hvordan kjernen fungerer, eller hva du allerede betaler for. Hvis en av disse sju betyr mer for deg enn de andre, kan du si fra på kontaktsiden, så flyttes den frem i køen.