Send en lenke i stedet for å jage etter filer

Frem til i dag startet DocuTract ett steg for sent. Før du kunne fylle ut noe, måtte noen samle inn skanningene: et bilde i én meldingsapp, en PDF vedlagt en e-post, en ny kopi av den samme siden fordi den første var uleselig. Produktet gjorde sin del på sekunder, etter en formiddag med administrasjon det ikke hadde noen del i.

Det steget er nå en del av produktet.

Spør, så sender kunden

Åpne dokumentet du klargjør, og klikk Be kunden om dokumentene. DocuTract lager en privat lenke, og det er hele handlingen: kopier den, send den på e-post, i chat eller i en meldingsapp, og gå videre med noe annet.

Panelet blir stående ved siden av dokumentet. Det viser lenken, hvor mange filer som er kommet av budsjettet, og dagen den slutter å fungere, så du med ett blikk kan se om kunden har gjort sin del, uten å måtte skrive og spørre.

Hva kunden faktisk ser

Én side, på språket du arbeidet på, og ingenting annet. Ingen konto, ingen registrering, ingen app. Dokumentene som skal sendes, én opplastingskontroll for hvert, og en linje om hvilke formater vi leser.

Filer som allerede er sendt, merkes mottatt, så ingen sender den samme siden to ganger. De fleste kunder åpner dette på en telefon, tar bilde av dokumentet og er ferdige, så siden er laget for det først og fremst.

Deretter er det rett og slett ditt dokument

En opplastet fil blir med en gang en skanning i dokumentet ditt og går gjennom den samme gjenkjenningen som alt annet. Når du åpner dokumentet, er verdiene allerede hentet ut, hver med siden den kom fra. Hver skanning er merket med hvor den kom fra, så du kan se hva kunden sendte, og hva du la til selv.

Ingenting videre i prosessen er spesialbehandlet: generering, kilder og kvoter fungerer akkurat som før. Det eneste som er endret, er hvem som lastet opp.

Lenken er en dør, så den har låser

En lenke er en offentlig adresse, og vi behandler den som det. Tre grenser sjekkes ved hvert eneste besøk, ikke ryddet opp i senere av en jobb:

• Den utløper. Sju dager som standard, maks tretti. Etter det er den død.
• Den har et budsjett. Tjue filer som standard. Når de er kommet, slutter den å ta imot.
• Du kan stenge den. Steng lenken virker umiddelbart; alle som åpner den etterpå, får beskjed om at den ikke lenger fungerer, og får ikke vite noe annet.

Selve adressen er trettito tilfeldige tegn, siden indekseres aldri, opplastinger har hastighetsbegrensning, og filkontrollen er den samme som dine egne opplastinger går gjennom: PDF, JPG og PNG, sjekket på de faktiske bytene og ikke på filnavnet. Kunden ser dokumentlisten og ingenting om arbeidsområdet ditt, malen din eller de andre dokumentene dine.

Hvis kunden bare bruker e-post

Noen kunder sender en e-post uansett hva du gir dem. Der en mottaksadresse er konfigurert, har lenken også en: videresend meldingen, så havner vedleggene i dokumentet og fyller de tomme plassene i rekkefølge. Det vi ikke kan lese, blir utelatt og listet i lenkens historikk, så du kan se hva som kom, og be om det som mangler.

Hvor du finner det

Panelet ligger i opplastingssteget i ethvert dokument du fyller ut. Hvor mange lenker du kan ha åpne samtidig, avhenger av planen din; hvis du har nådd grensen, stenger du en du ikke lenger trenger. Trinnvis veiledning finner du i hjelpesenteret.

Dette er den første av de sju funksjonene vi beskrev i hva vi bygger videre. Den neste samler flere dokumenter i samme handel i én sak, så ett sett med skanninger fyller ut alle sammen.