Fang opp avvik før du signerer

Den tredje funksjonen i bølgen springer ut av den ene tingen DocuTract alltid har gjort som andre verktøy ikke gjør: den husker hvor hver verdi kom fra. Siden, skanningen, feltet. Når det først er skrevet ned, følger et opplagt spørsmål. Hvis produktet kjenner navnet i utskriften og navnet i attesten, hvorfor sammenligner det dem ikke?

Nå gjør det det.

Hva en kontroll er

Du beskriver kontrollene selv, på en mal eller på en hel sakstype. Det finnes fem typer, og de er fem fordi det er det som faktisk går galt med papirarbeid:

• Verdiene stemmer overens. Navnet ett sted mot navnet et annet sted. Sammenligningen er romslig der et menneske ville vært det: «Ivanov O. P.» og «Ivanov Oleksandr Petrovytsj» er én person, «LLC "Romashka"» og «LLC Romashka» er ett selskap, og et kontonummer er det samme nummeret enten det ble skrevet med mellomrom eller ikke. En kontroll som slo ut på slikt, ville blitt slått av innen en uke, og det er verre enn å ikke ha kontroller i det hele tatt.
• En dato er ikke for tidlig. En utskrift som utløper før leieforholdet slutter, er et problem den dagen kontrakten signeres, ikke den dagen noen legger merke til det.
• En sum stemmer, innenfor en toleranse du angir, fordi avrunding på papir er normalt, og en manglende linje er det ikke.
• Et tall er innenfor området. En leie på null. En varighet på fire hundre måneder.
• Et felt er utfylt, og, hvis du ber om det, utfylt fra et dokument og ikke skrevet inn. Den siste er den stille favoritten: en innskrevet verdi er en verdi ingen har lest av et papir.

Advarsel eller stopp

Hver kontroll er en av to ting. En advarsel vises på kontrollskjermen og stopper ingenting. En blokkering gjør det den sier: dokumentet genereres ikke før en person godtar avviket.

Det skillet er hele grunnen til at alvorlighetsgrader finnes. Kontoret ditt bestemmer hvilke avvik som ikke må nå frem til en signatur. Det bestemmer ikke vi for deg, og vi slipper heller ikke en blokkering gjennom i det stille: avvisningen skjer på samme sted som dokumentets status sjekkes, så et funn som dukket opp mens noen leste skjermen, stopper likevel genereringen som startet et øyeblikk senere.

Én avgjørelse, registrert

Når en kontroll slår ut, får du meldingen, begge verdiene og hvilket felt og hvilken side hver av dem kom fra. Deretter én kontroll: Godta som det er.

Det er med vilje ikke en sletting. Avviket var reelt, noen så på det og konkluderte med at papirene er riktige, og det er verdt å ta vare på: hvem som godtok det, og når, blir stående i registeret, og funnet blir stående på skjermen, diskret, så neste person ikke undersøker det samme på nytt.

Godkjenningen er knyttet til nøyaktig de verdiene som ikke stemte. Endrer du en av dem etterpå, kjøres kontrollen på nytt og spør igjen. Du godtok de verdiene, ikke regelen.

Alltid oppdatert, aldri i veien

Kontrollene kjøres etter at en skanning er lest, og etter at en verdi er rettet, på tvers av hele saken hver gang, fordi en verdi som havner i ett dokument, kan løse et avvik i et annet. Ingenting å trykke på, ingenting å vente på. Hvis selve kontrollen feiler, er dokumentet ditt urørt: kontrollene er et hjelpemiddel, ikke et steg prosessen er avhengig av.

De er inkludert i alle planer. De er ikke et eget produkt; de er det «hver verdi har en kilde» alltid var ment for. Dine egne regler, i motsetning til dem vi leverer, er en del av den betalte tilpasningen, som resten av innstillingene.

Hva som kommer nå

Den fjerde funksjonen er et partsregister: utleieren, arbeidsgiveren, motparten du skriver inn på nytt for hver handel, lagret én gang med kilden til hver verdi og datoen den ble lest, så et utdatert felt sier fra om det i stedet for å bli fylt ut i det stille.

Hele listen finner du i hva vi bygger videre, og trinnvis veiledning for kontroller finner du i hjelpesenteret.