Šablonas iš dokumento, kurį jau turite

Kiekviename biure šablonų jau yra. Tik jie taip nevadinami: tai praėjusio mėnesio sutartis su kito kliento pavarde, išsaugota kaip „sutartis_galutine_2.docx“. Kad tokia sutartis taptų tikru šablonu, anksčiau tekdavo ją atsidaryti ir kiekvieną vardą, datą bei skaičių rankomis pakeisti žyme, pavyzdžiui, {{full_name}}. Dešimties puslapių sutarčiai tai visa popietė – ir labai lengva praleisti tą vienintelę datą septintame puslapyje.

Dabar šis žingsnis nebeprivalomas.

Du keliai

Kurdami šabloną pasirenkate, kaip pateiksite dokumentą DocuTract:

• Dokumentas su žymėmis. Jei jau naudojate {{placeholder}} žymes, įkelkite failą – DocuTract jas suras ir išvardys, kad galėtumėte susieti.
• Įprastas paruoštas dokumentas. Įkelkite sutartį lygiai tokią, kokia buvo pasirašyta. DocuTract ją perskaitys ir pasiūlys vietas, kurios atrodo kaip konkretaus kliento ar sandorio duomenys: vardus ir pavardes, datas, dokumentų numerius, adresus, sumas. Jūs peržiūrite pasiūlymus, paliekate tai, kas teisinga, atmetate tai, kas ne, ir jie tampa šablono laukais.

Visa kita lieka taip, kaip parašė jūsų teisininkas ar buhalteris: formuluotės, formatavimas, šriftai, punktų numeracija.

Vedlys žingsnis po žingsnio

Vedlys jus praves per tris žingsnius:

1. Skenuotos kopijos. Iš kokių dokumentų bus pildomas šis šablonas: paso, registro išrašo, transporto priemonės registracijos liudijimo. Pasirinkite iš katalogo arba aprašykite savo.
2. Laukai. Kokias reikšmes norite nuskaityti iš kiekvieno skeno.
3. Pavyzdys. Įkelkite .docx failą. DocuTract susies jo laukus su antrojo žingsnio reikšmėmis ir parodys, kaip bus užpildyta kiekviena dokumento vieta.

Kiekvienas laukas gauna šaltinį. Iš skeno reiškia, kad reikšmė nuskaitoma iš įkelto dokumento. Sistema reiškia, kad laukas užpildomas savaime: šiandienos data, dokumento numeris, dokumentą rengiantis asmuo. Įvedama rankomis reiškia, kad reikšmę kas nors įveda pildydamas dokumentą.

Kas nutinka su jūsų įkeltu dokumentu

Pavyzdinio dokumento tekstą analizuoja tas pats DI paslaugų teikėjas, kuris skaito jūsų skenus, ir tomis pačiomis sąlygomis: tekstas naudojamas jūsų šablonui parengti ir niekada nenaudojamas modeliams mokyti. Koks tai teikėjas ir kur jis tvarko duomenis, nurodyta mūsų Duomenų tvarkymo sutartyje.

Nuo ko pradėti

Paimkite dokumentą, kurį jūsų komanda perrašinėja dažniausiai – tą, kuris jau egzistuoja dešimčia šiek tiek skirtingų kopijų, – ir įkelkite tvarkingiausią iš jų. Šablono failas gali būti iki 10 MB. Visą aprašymą rasite pagalbos centre.