I dati che ridigiti ogni volta

C'è un tipo particolare di noia nella preparazione dei documenti che con i documenti non ha nulla a che fare. Lo stesso locatore compare in nove locazioni all'anno. Il codice di registrazione della stessa azienda viene digitato ogni volta che qualcuno prepara una fattura. Nessuno li legge più da una scansione; li legge dall'ultimo documento, da un post-it o a memoria.

Ora DocuTract li conserva, e li conserva in modo onesto.

Salvati dalla schermata che stai già guardando

Il momento giusto per salvare una controparte è quando qualcuno ne ha appena confermato i dati. Per questo il comando si trova nella schermata di controllo, accanto ai valori: Salva questa parte. La scheda viene costruita da ciò che è sullo schermo, con la scansione da cui proviene ogni valore e la data in cui è stato letto.

Quest'ultima parte è tutto il progetto. Un conto bancario salvato è utile. Un conto bancario salvato che dice «letto il 3 marzo» è utile e onesto, perché chi lo usa può vedere quanto fidarsene.

Ricompilati, senza pestarti i piedi

Scegli una parte quando prepari il documento successivo e i suoi campi si compilano. Due limiti, entrambi voluti:

• Vengono toccati solo i campi che il tuo modello legge da una scansione. Un valore che il modello calcola o che digiti sempre tu resta tuo.
• Un valore che hai corretto tu non viene mai sovrascritto. L'anagrafica è un punto di partenza, non un secondo parere sulla tua decisione.

E la provenienza sopravvive al viaggio di andata e ritorno: la scheda ricorda la scansione da cui è stato letto il valore, quindi un documento compilato dall'anagrafica può ancora rispondere a «da dove viene questo?» con una pagina invece che con un'alzata di spalle.

Ciò che è vecchio lo dice

Dopo sei mesi, un valore viene contrassegnato «da ricontrollare» sulla scheda e ovunque venga proposto. Viene comunque proposto. Tu sai se il conto bancario è cambiato; noi no, e un prodotto che lo nascondesse in silenzio prenderebbe quella decisione al posto tuo.

Nemmeno modificare un valore cancella quello vecchio. Il valore precedente resta nella cronologia, così la domanda «cosa diceva la scheda quando è stato generato quel documento» ha una risposta.

Archiviate, non eliminate

Una parte non più attuale viene archiviata. I documenti che hai già generato rimandano alla scheda, e riordinare un elenco non vale la rottura di quel collegamento. Una scheda archiviata esce dal selettore e resta nell'archivio.

Dove si colloca

L'anagrafica fa parte del piano Pro e superiori. Se un'area di lavoro passa a un piano che non la include, conserva ciò che ha e continua a compilare documenti da lì; si smette solo di aggiungere e modificare schede. Togliere dati che qualcuno ha inserito sarebbe uno strano modo di vendere un piano.

Cosa viene dopo

La quinta funzione sono i blocchi condizionali e le versioni del modello: una clausola che compare solo quando c'è un garante, una sezione ripetuta per ogni conduttore e la registrazione della versione del modello con cui è stato creato ogni documento.

L'elenco completo è in cosa stiamo costruendo e la guida passo passo per l'anagrafica è nel centro assistenza.